Zgłoszenie reklamacyjne wpada, system zakłada sprawę, przypisuje ją konkretnej osobie i od pierwszej minuty pilnuje ustawowego licznika 14 dni. Gdy nikt nie reaguje, eskaluje w górę drabinki, aż alarm trafi do szefa.
Właściciel dostaje eskalację przed terminem. Decyzja i dokumenty zostają przy sprawie.
Lektor i napisy PL. Opis procesu znajdziesz także poniżej.
Na danych demonstracyjnych reklamacja dostaje opiekuna i przyjęty w przykładzie termin 14 dni na odpowiedź. System potwierdza zgłoszenie, przypomina o decyzji i eskaluje przed upływem terminu. Po decyzji o wymianie informuje klienta i zamyka sprawę po potwierdzeniu realizacji; spór przekazuje człowiekowi z historią i dowodami.
Przykład dystrybutora B2B realizującego zamówienie z katalogu. Przykładowy proces na danych demonstracyjnych. Zakres i połączenia z narzędziami dobieramy do firmy.
W filmach porównujemy 100 spraw. To jednostka porównania, a nie miesięczny wolumen Twojej firmy. Poniżej wpisz własną liczbę spraw w miesiącu i koszty.
Wartości startowe są szacunkami autora, bez pomiaru u klienta. Czas po automatyzacji obejmuje obsługę wyjątków oraz nadzór. Każdy proces liczymy oddzielnie.
Proces do obliczenia: Strażnik reklamacji
Szacowany czas obsługi w miesiącu
Dzisiaj25 godz.
Po automatyzacjiod 2,1 godz. do 3,2 godz.
Czas do wykorzystania w firmie
od 21,8 godz. do 22,9 godz.
Wartość odzyskanego czasu po kosztach miesięcznych
od 1765 zł do 1861 zł
Wartość w roku po odjęciu budżetu wdrożenia
od 13 680 zł do 14 832 zł
Pokrycie budżetu wartością czasu
od 4 mies. do 4,2 mies.
Wartość czasu nie oznacza automatycznie gotówki na koncie. Rachunek nie dodaje wzrostu sprzedaży, odzyskanych należności ani redukcji etatów.
Założenia i sposób liczenia
Czas dzisiaj to liczba spraw razy minuty na sprawę. Czas po automatyzacji to liczba wyjątków razy minuty ich obsługi, plus miesięczny nadzór. Od wartości różnicy odejmujemy narzędzia i utrzymanie. Warianty różnią się udziałem spraw, które proces kończy sam.
Budżet dzielimy przez dodatnią miesięczną wartość po kosztach. Wynik roczny obejmuje 12 miesięcy działania i odejmuje wdrożenie. Przed decyzją zmierz czas reprezentatywnych spraw, wolumen i udział wyjątków.
Film pokazuje przykładowe połączenia. Ich dostępność i koszt ustalamy dla Twoich narzędzi.
Zgłoszenie reklamacyjne przychodzi mailem i ląduje w skrzynce między fakturami a newsletterami. Osoba, która zwykle je obsługuje, jest akurat na urlopie. Licznik ustawowych 14 dni wystartował w chwili wpłynięcia maila i nie obchodzi go, kto ma wolne. Właściciel dowiaduje się o sprawie dopiero wtedy, gdy klient grozi zwrotem pieniędzy albo negatywną opinią w sieci. Za późno: brak odpowiedzi w ustawowym terminie oznacza, że reklamacja jest uznana z automatu.
Co dostajesz
Zgłoszenie wpada, a system zakłada sprawę i przypisuje ją konkretnej osobie. Od pierwszej minuty widać licznik ustawowych 14 dni.
Jeśli przypisana osoba nie potwierdzi, że zajęła się sprawą, zgłoszenie przechodzi do kolejnej w drabince, aż trafi do szefa.
Samo potwierdzenie nie wyłącza pilnowania terminu: gdy 14 dni się zbliża albo już minęło, system podnosi alarm także na sprawach formalnie przejętych.
System przygotowuje gotowy szkic odpowiedzi i wysyła powiadomienie wewnętrzne.
Do klienta nic nie trafia automatycznie; treść odpowiedzi wysyła ręcznie człowiek po jej przeczytaniu.
d11d11 · tier a
// 03 dla kogo · 04 co przygotujesz
Dla kogo
Sklepy internetowe, salony, serwisy i punkty usługowe z realnym wolumenem reklamacji, kilka do kilkunastu miesięcznie. Typowy obraz przed wdrożeniem: cały proces to jedna skrzynka mailowa i pamięć jednej osoby. Szablon jest dla firm sprzedających towary lub usługi konsumentom, czyli tam, gdzie formalnie obowiązuje ustawowy 14-dniowy termin rozpatrzenia reklamacji.
Co przygotujesz
Kanał, którym wpływają zgłoszenia reklamacyjne (mail, formularz); ustalamy, jak sygnał trafia do systemu
Listę osób w drabince eskalacji, z adresami mailowymi i kolejnością: kto bierze sprawę pierwszy, kto na końcu dostaje alarm (szef)
Decyzję, kto akceptuje treść odpowiedzi do klienta i kiedy wolno ją wysłać
Zatwierdzone konto mailowe do wysyłki powiadomień wewnętrznych
Definicję, co u Was liczy się jako reklamacja, żeby system nie pomijał spraw granicznych
// 05 czas wdrożenia · 06 cena
Cena
Wdrożenie (jednorazowo)Automatyzacja AI od 7 500 zł netto. Ta karta nie ma osobnej aktywnej ceny.
OpiekaOpieka opcjonalna, wyceniana indywidualnie.
Czas wdrożeniaustalany po zakresie
Zakres, stałą kwotę miesięczną i czas reakcji ustalamy przed startem. Płatna Opieka zaczyna się po ukończeniu i odbiorze uzgodnionego zakresu. Braki wdrożenia i naprawy gwarancyjne pokrywamy sami. Nowe procesy, role i integracje wyceniamy osobno.
Reguły, wyjątki, integracje i kryteria odbioru ustalam dla konkretnej firmy.
Czas wdrożenia
Samo postawienie mechanizmu to kilkanaście minut. U Ciebie liczy się w dniach roboczych, bo technika to najmniejszy kawałek. Dochodzą decyzje o drabince eskalacji, polityce reklamacyjnej i prawie do wysyłki odpowiedzi, do tego podpięcie firmowej skrzynki. Zwykle 1-2 tygodnie od przekazania dostępów.
Skąd taka cena
Cena wynika z realnego zakresu, liczby wyjątków, integracji i ryzyka, nie z nazwy karty.
// next step
Pierwszy krok: bezpłatna diagnoza
Około 30 minut, u Ciebie albo online. Opowiadasz, jak dziś obsługujecie reklamacje; mówię wprost, czy ten system ma u Ciebie sens.
