Prompty AI dla firm. 22 gotowe polecenia z przykładami odpowiedzi

Większość osób wpisuje w ChatGPT "napisz mi maila" i dostaje tekst, który brzmi jak automat. Różnica między bezużyteczną odpowiedzią a odpowiedzią, która zastępuje godzinę pracy, to kontekst, format i ograniczenia. Poniżej jest 22 promptów, które działają od razu. Każdy ma przykład odpowiedzi, żebyś widział czego się spodziewać.

Jeśli dopiero zaczynasz z AI w firmie, przeczytaj najpierw AI w małej firmie, od czego zacząć?. Jeśli chcesz zrozumieć różnicę między chatbotem a agentem, zerknij na Chatbot vs agent AI.

---

Maile i komunikacja

1. Odpowiedź na reklamację klienta

Kiedy używać: klient napisał ze złością, a Ty potrzebujesz profesjonalnej odpowiedzi w 2 minuty zamiast 20.

Jesteś specjalistą ds. obsługi klienta w polskiej firmie usługowej.

Klient przesłał reklamację:
[WKLEJ TREŚĆ REKLAMACJI]

Napisz odpowiedź, która:
- Potwierdza odbiór zgłoszenia w pierwszym zdaniu
- Nazywa problem klienta jego słowami (nie bagatelizuje)
- Podaje konkretny następny krok z terminem realizacji
- Ton: rzeczowy, uprzejmy, zero przepraszania za wszystko

Format: email, 4-6 zdań. Nie używaj słów "niestety" ani "z przykrością".

Dzień dobry Panie Marku. Potwierdzam, że otrzymaliśmy Pana zgłoszenie dotyczące opóźnienia w dostawie zamówienia nr 4821. Rozumiem, że materiał miał być na budowie w poniedziałek, a dotarł w środę, co wstrzymało Państwa prace. Sprawdziłem status i już skontaktowałem się z naszym magazynem. Do piątku 12 kwietnia wyślę Panu potwierdzenie nowego harmonogramu dostaw na pozostałe zamówienia. Jeśli potrzebuje Pan dodatkowych informacji, proszę pisać bezpośrednio na ten adres.

2. Podsumowanie długiego wątku mailowego

Kiedy używać: dostajesz wątek z 15 mailami i musisz w minutę zrozumieć o co chodzi i co musisz zrobić.

Przeczytaj poniższy wątek mailowy i podaj dokładnie 4 rzeczy:

1. TEMAT: Główny temat i cel rozmowy (1 zdanie)
2. OCZEKIWANIA: Kto czego oczekuje od kogo (lista osób i zadań)
3. DECYZJE: Jakie decyzje już zapadły (jeśli żadne, napisz "brak")
4. MOJA AKCJA: Co wymaga mojej reakcji i do kiedy

Wątek:
[WKLEJ WĄTEK]

Pisz zwięźle. Każdy punkt 1-2 zdania maksymalnie.

TEMAT: Negocjacja warunków umowy na obsługę IT między naszą firmą a dostawcą NetSys. Ustalenie zakresu SLA i ceny miesięcznej.

OCZEKIWANIA: Ania z NetSys czeka na nasze uwagi do paragrafu 7 (kary umowne). Marek z naszego działu prawnego chce zatwierdzenia stawki 4500 netto przed podpisaniem.

DECYZJE: Ustalono czas reakcji SLA na 4 godziny (mail Ani z 3.04). Odrzucono opcję z dedykowanym serwisantem jako zbyt drogą.

MOJA AKCJA: Wysłać uwagi do paragrafu 7 do Ani do środy 9.04. Potwierdzić Markowi akceptację stawki 4500.

3. Mail z odmową bez palenia relacji

Kiedy używać: musisz odmówić współpracy, rabatu lub spotkania, ale nie chcesz zamykać drzwi na przyszłość.

Kontekst: Muszę odmówić [KOMU, np. potencjalnemu klientowi, dostawcy] prośby o [TEMAT PROŚBY].
Powód odmowy: [POWÓD]
Relacja: [JEDNORAZOWA / DŁUGOFAZOWA / STRATEGICZNA]

Napisz maila odmownego. Zasady:
- Odmowa jasno w pierwszym zdaniu (nie na końcu)
- Krótkie uzasadnienie, bez tłumaczenia się
- Jeśli relacja długofazowa lub strategiczna, zakończ alternatywą lub otwartymi drzwiami
- 3-5 zdań, nie więcej
- Ton: bezpośredni, ludzki. Zacznij od "Dzień dobry" i imienia.
- Nie używaj zwrotów "niestety z przykrością informuję" ani "mam nadzieję na zrozumienie"

Dzień dobry Pani Katarzyno. Nie będę w stanie podjąć się tego projektu w maju, bo mam pełny harmonogram do końca miesiąca. Znam specyfikę Państwa branży i chętnie wróciłbym do rozmowy w czerwcu, kiedy będę miał miejsce w grafiku. Proszę dać znać, czy ten termin by pasował.

---

Analiza dokumentów

Analiza dokumentów to jedno z najsilniejszych zastosowań AI. Więcej o tym, jak modele czytają i przetwarzają tekst, znajdziesz w Jak AI generuje odpowiedzi.

4. Wyciągnięcie kluczowych warunków z umowy

Kiedy używać: dostajesz 20-stronicową umowę i musisz w 5 minut wiedzieć na co się godzisz.

Jesteś prawnikiem specjalizującym się w umowach B2B dla polskich MŚP.

Przeanalizuj poniższą umowę i wyciągnij:

1. STRONY: kto z kim (pełne nazwy i role)
2. PRZEDMIOT: co dokładnie jest przedmiotem umowy
3. PIENIĄDZE: wartość, warunki płatności, terminy
4. CZAS: czas trwania, warunki wypowiedzenia, okres wypowiedzenia
5. KARY: kary umowne, ograniczenia odpowiedzialności
6. RYZYKA: zapisy, które są nietypowe, jednostronne lub potencjalnie problematyczne dla mnie jako zleceniobiorcy/nabywcy

Dla każdego punktu podaj numer paragrafu lub sekcji źródłowej.
Język: prosty, bez żargonu prawniczego. Każdy punkt 1-3 zdania.

Umowa:
[WKLEJ TREŚĆ UMOWY]

STRONY: ABC Logistyka sp. z o.o. (zamawiający) i Jan Kowalski, JK Transport (wykonawca).

PRZEDMIOT: Obsługa transportowa na trasie Kraków-Warszawa, 3 kursy tygodniowo, §2 ust. 1.

PIENIĄDZE: 2800 PLN netto/miesiąc, płatne do 30 dnia po wystawieniu faktury, §5 ust. 2.

CZAS: 12 miesięcy od podpisania, automatyczne odnowienie na kolejne 6 miesięcy jeśli brak wypowiedzenia. Wypowiedzenie: 3 miesiące, §8 ust. 1.

KARY: 500 PLN za każdy niezrealizowany kurs, §6 ust. 3. Brak symetrii. Zamawiający nie ma kary za opóźnioną płatność.

RYZYKA: §8 ust. 4 pozwala zamawiającemu rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym "w przypadku istotnego naruszenia". Pojęcie "istotne naruszenie" nie jest zdefiniowane. Rekomenduję doprecyzowanie lub dodanie listy przykładów.

5. Porównanie dwóch ofert dostawców

Kiedy używać: masz 2-3 oferty na ten sam produkt lub usługę i chcesz tabelaryczne porównanie zamiast czytania każdej osobno.

Porównaj poniższe oferty na [USŁUGA/PRODUKT].

Oferta A:
[WKLEJ]

Oferta B:
[WKLEJ]

Zrób tabelaryczne porównanie według tych kryteriów:
- Cena (netto, brutto, co jest wliczone, co nie)
- Zakres usługi lub dostawy
- Terminy realizacji
- Warunki płatności i ewentualne rabaty
- Gwarancja lub serwis
- Ukryte koszty lub ograniczenia (drobny druk)

Na końcu napisz 2-3 zdania rekomendacji: która oferta jest korzystniejsza i dla jakiego scenariusza. Jeśli jedna jest lepsza cenowo a druga jakościowo, napisz to wprost.

Kryterium	Oferta A (PrintPro)	Oferta B (DrukMax)
Cena netto	3 200 PLN	2 800 PLN
Zakres	5000 ulotek + projekt graficzny	5000 ulotek, projekt za dopłatą 400 PLN
Termin	5 dni roboczych	7 dni roboczych
Płatność	14 dni od dostawy	Przedpłata 50%
Gwarancja	Dodruk gratis przy błędzie drukarni	Brak zapisu
Ukryte koszty	Dostawa wliczona	Dostawa 150 PLN ekstra

PrintPro jest droższa o 400 PLN, ale zawiera projekt, darmową dostawę i szybszy termin. Realna różnica wynosi tylko 50 PLN (po doliczeniu projektu i dostawy w DrukMax). Dla firm, które potrzebują szybkiej realizacji, PrintPro jest lepszą opcją.

6. Sprawdzenie regulaminu pod kątem ryzyk

Kiedy używać: podpisujesz regulamin nowego SaaS, dostawcy lub platformy i chcesz wiedzieć czego nie widać na pierwszy rzut oka.

Jesteś radcą prawnym doradzającym polskiemu MŚP.

Przeanalizuj poniższy regulamin z perspektywy firmy, która go akceptuje. Wypisz:

1. OGRANICZENIA PRAW: zapisy ograniczające moje prawa (automatyczne odnowienie, jednostronne zmiany warunków, brak zwrotu)
2. DANE I POUFNOŚĆ: co regulamin mówi o danych osobowych, poufności i własności intelektualnej
3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ: ograniczenia reklamacyjne i wyłączenia odpowiedzialności dostawcy
4. CZERWONE FLAGI: wszystko co odbiega od standardowych warunków rynkowych

Każdy punkt: 1-2 zdania, język prosty. Na końcu napisz jedną rekomendację: akceptować, negocjować czy odrzucić.

Regulamin:
[WKLEJ]

OGRANICZENIA PRAW: §4.3 przewiduje automatyczne odnowienie co 12 miesięcy z 60-dniowym okresem wypowiedzenia. Jeśli przegapisz termin, jesteś związany na kolejny rok. §7.1 pozwala dostawcy zmieniać cennik z 14-dniowym wyprzedzeniem.

DANE I POUFNOŚĆ: §9 mówi ogólnie o "przetwarzaniu danych zgodnie z RODO", ale brak umowy powierzenia danych. Przy usługach SaaS to poważny brak.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ: §11.2 ogranicza odpowiedzialność dostawcy do "wartości opłat za ostatnie 3 miesiące". Przy awarii, która wstrzyma Twoją firmę na tydzień, możesz nie odzyskać realnych kosztów.

CZERWONE FLAGI: §12.4 daje dostawcy prawo do "zawieszenia usługi bez podania przyczyny z 7-dniowym wyprzedzeniem". To nietypowe i ryzykowne.

Rekomendacja: Negocjować. Kluczowe punkty: umowa powierzenia danych, usunięcie §12.4, wydłużenie wyprzedzenia zmiany cennika do 60 dni.

---

Obsługa klienta

Dobry asystent AI do obsługi klienta to nie chatbot, który mówi "chętnie pomogę". To system, który zna Twój cennik, procedury i ton. Jaka jest różnica? Przeczytaj Asystent AI dla firmy, dlaczego zapomina?

7. Odpowiedź na negatywną opinię w Google

Kiedy używać: ktoś wystawił 1-2 gwiazdki na Google i musisz odpowiedzieć publicznie. Pamiętaj, że czytają to też przyszli klienci.

Jesteś właścicielem [BRANŻA, np. biura rachunkowego, kancelarii, agencji nieruchomości] w [MIASTO].

Klient wystawił negatywną opinię:
"[TREŚĆ OPINII]"

Napisz publiczną odpowiedź. Zasady:
- Podziękuj za opinię (1 zdanie, krótko)
- Odnieś się do problemu konkretnie (nie ignoruj, nie zaprzeczaj)
- Zaproponuj rozwiązanie lub kontakt bezpośredni
- Pisz z myślą o przyszłych klientach, którzy to przeczytają
- 3-5 zdań, nie więcej
- Ton: spokojny, profesjonalny. Nie defensywny, nie agresywny.
- Nie używaj zwrotów "Szanowny Kliencie" ani "przykro nam to słyszeć"

Dziękuję za opinię. Ma Pan rację, że czas oczekiwania na wycenę w lutym był dłuższy niż zwykle. Mieliśmy w tym okresie znacznie więcej zgłoszeń i nie nadążyliśmy z odpowiedziami w standardowym terminie 48 godzin. Od marca zmieniliśmy proces i teraz odpowiadamy na wyceny w ciągu 24 godzin. Jeśli chciałby Pan wrócić do rozmowy, proszę napisać bezpośrednio na biuro@kowalski-nieruchomosci.pl.

8. Analiza opinii klientów i wyciągnięcie wniosków

Kiedy używać: masz 20-50 opinii z Google, Facebooka lub ankiet i chcesz wiedzieć co poprawić w firmie.

Poniżej są opinie klientów firmy [NAZWA FIRMY] z [ŹRÓDŁO: Google Maps / Facebook / ankiety].

Przeanalizuj je i podaj dokładnie:
1. TOP 3 POCHWAŁY: co klienci chwalą najczęściej (z cytatami)
2. TOP 3 PROBLEMY: co krytykują najczęściej (z cytatami)
3. SŁOWA KLUCZE: powtarzające się słowa i frazy (osobno pozytywne i negatywne)
4. 3 REKOMENDACJE: konkretne działania do wdrożenia, oparte na tych opiniach, z priorytetem (wysoki/średni/niski)

Nie generalizuj. Każdą rekomendację oprzyj na konkretnych opiniach.

Opinie:
[WKLEJ]

TOP 3 POCHWAŁY:

1. ›Szybkość realizacji. "Zamówienie było gotowe dzień wcześniej niż obiecali" (4 opinie z podobnym tonem)
2. ›Kontakt z obsługą. "Pani Ania oddzwoniła w 10 minut" (3 opinie)
3. ›Jakość wykonania. "Wydruki lepsze niż się spodziewałem" (5 opinii)

TOP 3 PROBLEMY:

1. ›Parking i dojazd. "Nie ma gdzie zaparkować" (6 opinii). "Nawigacja prowadzi na złą ulicę" (2 opinie)
2. ›Ceny wyższe niż u konkurencji. "Za drogo jak na ulotki" (3 opinie)
3. ›Brak informacji o statusie zamówienia. "Nikt nie poinformował że jest opóźnienie" (2 opinie)

SŁOWA KLUCZE: Pozytywne: szybko, kontakt, jakość, terminowo. Negatywne: parking, drogo, brak informacji.

REKOMENDACJE:

1. ›(WYSOKI) Dodać informacje o parkowaniu na stronę i do potwierdzenia zamówienia (adres z linka do map, najbliższy parking)
2. ›(ŚREDNI) Wdrożyć SMS/mail z automatycznym statusem zamówienia (przyjęte, w realizacji, gotowe)
3. ›(NISKI) Rozważyć pakiety cenowe dla stałych klientów, żeby zniwelować wrażenie "za drogo"

9. Napisanie wewnętrznej procedury obsługi reklamacji

Kiedy używać: nie masz spisanej procedury i chcesz ją stworzyć dla zespołu, żeby każdy obsługiwał reklamację tak samo.

Firma: [NAZWA FIRMY] ([BRANŻA])
Zespół: [ILE OSÓB, JAKIE ROLE]
Kanały zgłoszeniowe: [MAIL / TELEFON / FORMULARZ / SOCIAL MEDIA]
Typowe reklamacje: [2-3 PRZYKŁADY]
Obecny średni czas reakcji: [ILE GODZIN/DNI]
Docelowy czas reakcji: [ILE GODZIN]

Napisz wewnętrzną procedurę obsługi reklamacji. Wymagania:
1. Kroki od przyjęcia do zamknięcia (numerowane, 5-8 kroków)
2. Maksymalny czas na każdym etapie
3. Kto odpowiada za co (przypisz role)
4. Kiedy eskalować i do kogo (konkretne kryteria, nie "w razie potrzeby")
5. 2 gotowe szablony odpowiedzi (przyjęcie zgłoszenia, rozwiązanie)

Format: gotowy dokument do wydrukowania. Język prosty, każdy krok 1-2 zdania.

PROCEDURA OBSŁUGI REKLAMACJI. Biuro Rachunkowe Nowak.

Krok 1. Przyjęcie zgłoszenia (obsługa klienta, max 2h od wpływu). Wpisz do arkusza reklamacji: data, klient, temat, kanał zgłoszenia. Wyślij szablon A.

Krok 2. Klasyfikacja (obsługa, natychmiast). Typ: błąd w deklaracji / opóźnienie / brak dokumentu / inny. Pilność: krytyczna (termin urzędowy < 48h), normalna (reszta).

Krok 3. Przekazanie do specjalisty (obsługa, max 4h). Krytyczne do Anny (senior). Normalne do osoby przypisanej do klienta.

Krok 4. Analiza i rozwiązanie (specjalista, max 2 dni robocze). Ustal przyczynę, przygotuj korektę.

Krok 5. Odpowiedź do klienta (specjalista, max 3 dni od zgłoszenia). Wyślij szablon B z opisem co zrobiono.

Krok 6. Zamknięcie (obsługa). Oznacz w arkuszu jako zamknięte. Notatka: co było przyczyną.

ESKALACJA: Jeśli klient grozi skończeniem współpracy lub problem dotyczy błędnej deklaracji podatkowej. Eskaluj do Pana Nowaka (właściciel) w ciągu 1h.

---

Marketing i treści

Jeśli Twoja strona jest zbudowana na Framer lub Wix, AI może jej nie widzieć. Sprawdź Twoja strona jest niewidoczna dla ChatGPT zanim zaczniesz pisać treści.

10. Opis usługi na stronę www

Kiedy używać: potrzebujesz tekstu, który wyjaśnia co robisz. Bez "innowacyjnych rozwiązań" i "kompleksowej obsługi".

Firma: [NAZWA FIRMY]
Branża: [BRANŻA]
Usługa: [NAZWA USŁUGI]
Dla kogo: [DOCELOWY KLIENT, np. "właściciele mieszkań na wynajem w Krakowie"]
Co dokładnie obejmuje: [ZAKRES, 3-5 punktów]
Czym się różnimy: [1-2 KONKRETNE RÓŻNICE, nie "wysoka jakość"]

Napisz opis usługi na stronę (200-250 słów). Zasady:
- Zacznij od problemu klienta, nie od nazwy firmy
- Drugi akapit: co robimy i jak to wygląda w praktyce (krok po kroku)
- Trzeci akapit: jasny następny krok (co klient ma zrobić)
- Zakazane słowa: "innowacyjny", "kompleksowy", "profesjonalny", "synergia", "holistyczny"
- Język: taki jakim mówisz do klienta na spotkaniu, nie na konferencji

Zarządzanie najmem, które nie wymaga Twojego telefonu o 23:00.

Masz mieszkanie na wynajem i dostajesz telefony od najemców o każdej porze. Pralka się zepsuła, sąsiad hałasuje, klucz nie działa. Do tego co miesiąc: zbieranie czynszu, sprawdzanie opłat, szukanie nowego najemcy kiedy stary wypowie umowę. Na to wszystko idzie 5-10 godzin miesięcznie.

Przejmujemy całość. Szukamy najemców (średni czas znalezienia: 12 dni), weryfikujemy ich zdolność płatniczą, podpisujemy umowę, zbieramy czynsz i rozliczamy opłaty. Kiedy coś się psuje, nasz serwisant jedzie na miejsce. Ty dostajesz przelew i miesięczny raport na maila.

Zadzwoń (12 345 67 89) albo napisz na kontakt@zaradzajem.pl. W ciągu 24 godzin wyślemy wycenę dla Twojego mieszkania.

11. Pomysły na posty w social mediach na tydzień

Kiedy używać: poniedziałek, pusty kalendarz contentowy i zero pomysłów.

Firma: [NAZWA FIRMY] ([BRANŻA])
Klient docelowy: [OPIS W 1 ZDANIU]
Kanały: [FACEBOOK / LINKEDIN / INSTAGRAM]
Ton: [np. ekspercki, bezpośredni, lekki]
Ostatni post był o: [TEMAT]

Zaproponuj 5 pomysłów na posty (pon-pt). Rozkład:
- 2 edukacyjne (uczą czegoś z Twojej branży, zero sprzedaży)
- 1 kulisy pracy (behind the scenes, coś autentycznego)
- 1 opinia lub stanowisko (coś kontrowersyjnego lub zaskakującego z branży)
- 1 interakcja (pytanie do odbiorców lub ankieta)

Dla każdego podaj:
- HOOK: pierwsze zdanie postu (to co widać przed "czytaj więcej")
- TREŚĆ: 2-3 zdania rozwijające
- FORMAT: tekst / zdjęcie / karuzela / video

Poniedziałek (edukacyjny): HOOK: "3 dokumenty, które każdy wynajmujący powinien sprawdzić PRZED podpisaniem umowy." TREŚĆ: Lista z krótkim wyjaśnieniem dlaczego każdy jest ważny. Zaświadczenie o niezaleganiu, KRD, umowa o pracę lub PIT. FORMAT: Karuzela 4 slajdy

Wtorek (kulisy): HOOK: "Wczoraj odbieram mieszkanie po najemcy. Wygląda ok. Aż otwieram lodówkę." TREŚĆ: Krótka historia z punchline i lekcja na temat protokołu zdawczo-odbiorczego. FORMAT: Zdjęcie + tekst

Środa (edukacyjny): HOOK: "Twój najemca nie płaci czynszu. Masz dokładnie 3 kroki zanim sprawa trafi do sądu." TREŚĆ: Wezwanie do zapłaty, wypowiedzenie umowy, pozew. Ile trwa każdy etap. FORMAT: Tekst

Czwartek (opinia): HOOK: "Większość platform do zarządzania najmem jest zrobiona dla zarządców. Nie dla właścicieli." TREŚĆ: Opinia o tym, że narzędzia są za skomplikowane dla osoby z 1-3 mieszkaniami. FORMAT: Tekst

Piątek (interakcja): HOOK: "Ankieta: co jest gorszym problemem jako wynajmujący?" TREŚĆ: A) Szukanie najemcy B) Naprawy i awarie C) Rozliczanie opłat. Dodaj "D) coś innego, napisz w komentarzu". FORMAT: Ankieta/poll

12. Przerobienie tekstu technicznego na język klienta

Kiedy używać: masz opis produktu lub usługi pełny żargonu i musisz go przetłumaczyć dla normalnych ludzi.

Przerób poniższy tekst techniczny na język zrozumiały dla [OPIS ODBIORCY, np. "właściciel małej firmy budowlanej, który nie jest informatykiem"].

Tekst do przerobienia:
[WKLEJ]

Zasady:
- Każdy termin techniczny zamień na wyjaśnienie co to ROBI dla klienta (nie co to JEST)
- Krótkie zdania, max 15 słów
- Dodaj 1-2 konkretne przykłady z życia odbiorcy
- Zachowaj całą merytoryczną treść, zmień tylko formę
- Długość: taka sama jak oryginału (+/- 20%)

Oryginał: "System wykorzystuje API do synchronizacji danych CRM z modelem predykcyjnym, co umożliwia scoring leadów w czasie rzeczywistym."

Po przeróbce: "System automatycznie sprawdza Twoją bazę klientów i ocenia, który klient jest najbardziej gotowy do zakupu. Wynik aktualizuje się na bieżąco. Zamiast dzwonić do 50 osób losowo, zacznij od tych 5, które mają najwyższą szansę zamówić."

---

Spotkania i organizacja

13. Notatka ze spotkania na podstawie transkrypcji

Kiedy używać: masz nagranie lub transkrypcję spotkania (np. z Teams, Google Meet, Otter) i potrzebujesz ustrukturyzowanej notatki w 2 minuty zamiast 30.

Poniżej jest transkrypcja spotkania. Przygotuj ustrukturyzowaną notatkę w dokładnie takim formacie:

1. DATA I UCZESTNICY: (wyciągnij z transkrypcji)
2. PODSUMOWANIE: o czym było spotkanie (1-2 zdania)
3. KLUCZOWE TEMATY: 3-5 punktów, każdy 1-2 zdania
4. DECYZJE: co zostało postanowione (lista)
5. ZADANIA: kto / co / do kiedy (tabela)
6. OTWARTE PYTANIA: co wymaga dalszej dyskusji

Jeśli w transkrypcji nie ma informacji o terminie zadania, napisz "termin nieustalony" zamiast zmyślać datę.

Transkrypcja:
[WKLEJ]

DATA I UCZESTNICY: 4.04.2026, Ania (marketing), Tomek (sprzedaż), Kasia (szefowa)

PODSUMOWANIE: Planowanie kampanii na nowy sezon. Ustalenie budżetu i podziału kanałów.

KLUCZOWE TEMATY:

• ›Budżet kampanii ustawiony na 15 000 PLN (wzrost o 3000 względem poprzedniego sezonu)
• ›Tomek zgłosił, że leady z Facebooka mają 2x gorszą konwersję niż z Google
• ›Kasia zaproponowała przetestowanie LinkedIn na 1 miesiąc z budżetem 2000 PLN

DECYZJE: Budżet 15 000 PLN zatwierdzony. Facebook zmniejszony z 40% do 25%. LinkedIn test przez maj.

ZADANIA:

Kto	Co	Termin
Ania	Przygotować kreacje na LinkedIn	11.04
Tomek	Wysłać raport konwersji z Q1 do Kasi	8.04
Kasia	Potwierdzić budżet z księgową	termin nieustalony

OTWARTE PYTANIA: Czy robimy kampanię video czy tylko statyczne grafiki?

14. Przygotowanie do spotkania z nowym klientem

Kiedy używać: za 2 godziny spotykasz się z kimś nowym i chcesz mieć przygotowane pytania i strukturę rozmowy.

Spotykam się z [FIRMA/OSOBA] z branży [BRANŻA].
Cel spotkania: [np. poznanie potrzeb, prezentacja oferty, negocjacja]
Co wiem o kliencie: [WKLEJ CO WIESZ]
Moja firma robi: [1 ZDANIE]
Czas spotkania: [ILE MINUT]

Przygotuj:
1. STRUKTURA ROZMOWY: kolejność tematów z orientacyjnym czasem na każdy
2. 5 PYTAŃ DO KLIENTA: od ogólnych do szczegółowych, każde z celem (co chcę się dowiedzieć)
3. 3 OBIEKCJE: co klient może powiedzieć i jak odpowiedzieć (konkretnie, nie ogólnikowo)
4. MUST-HAVE INFO: lista informacji, bez których nie przygotuję oferty

STRUKTURA ROZMOWY (45 min):

• ›0-5 min: Powitanie, krótki small talk, cel spotkania
• ›5-20 min: Pytania do klienta (diagnoza potrzeb)
• ›20-30 min: Prezentacja naszego podejścia (bez cen, tylko jak pracujemy)
• ›30-40 min: Pytania klienta, obiekcje
• ›40-45 min: Następne kroki, termin oferty

PYTANIA:

1. ›"Jak dzisiaj wygląda [PROCES] u Państwa?" (cel: zrozumieć stan obecny)
2. ›"Co w tym procesie zajmuje najwięcej czasu?" (cel: znaleźć pain point)
3. ›"Czy próbowaliście to już rozwiązać? Jak?" (cel: sprawdzić co nie zadziałało)
4. ›"Kto w firmie korzystałby z tego rozwiązania na co dzień?" (cel: zidentyfikować użytkowników)
5. ›"Jaki budżet Państwo przewidują na ten projekt?" (cel: ustalić ramy cenowe)

OBIEKCJE:

1. ›"To za drogie." Odpowiedź: "Ile kosztuje Państwa obecne rozwiązanie miesięcznie, wliczając czas pracowników?"
2. ›"Musimy to skonsultować z zarządem." Odpowiedź: "Rozumiem. Do kiedy możemy się spodziewać decyzji? Chętnie przygotuję krótkie podsumowanie dla zarządu."
3. ›"Konkurencja X oferuje to taniej." Odpowiedź: "Co dokładnie oferują w tej cenie? Chętnie porównamy zakres punkt po punkcie."

15. Wyciągnięcie zadań z chaotycznej rozmowy na czacie

Kiedy używać: rozmowa na Slacku, Teamsach lub WhatsAppie zamieniła się w listę zadań, ale nikt ich nie zapisał.

Przeczytaj poniższy fragment rozmowy i wyciągnij:

1. ZADANIA: kto ma co zrobić (tabela: osoba / zadanie / termin lub "brak")
2. DECYZJE: co zostało postanowione (lista)
3. BEZ ODPOWIEDZI: pytania, które ktoś zadał i nikt nie odpowiedział

Format zadań: gotowy do wklejenia do Asany, Trello lub arkusza.
Jeśli nie jest jasne kto ma coś zrobić, napisz "nieprzypisane".

Rozmowa:
[WKLEJ]

ZADANIA:

Osoba	Zadanie	Termin
Marek	Wysłać poprawiony cennik do klienta MegaBud	do piątku
Kasia	Zamówić toner i papier A3	brak
nieprzypisane	Sprawdzić czy faktura nr 847 została opłacona	brak
Tomek	Potwierdzić rezerwację sali na czwartek 10.04	środa

DECYZJE: Spotkanie z MegaBud przeniesione na czwartek 15:00. Rezygnujemy z opcji B w ofercie.

BEZ ODPOWIEDZI: Kasia pytała "kto jedzie na targi w maju?" (14:22). Nikt nie odpowiedział.

---

Sprzedaż i oferty

Te prompty dają szkielety ofert i maili sprzedażowych. Jeśli chcesz zobaczyć jak wygląda kompletna oferta usług AI od 149 do 20 000 PLN, mamy przejrzysty cennik.

16. Napisanie oferty handlowej

Kiedy używać: musisz szybko przygotować ofertę dla klienta. Prompt daje szkielet, który uzupełnisz o szczegóły.

Firma: [NAZWA FIRMY]
Klient: [NAZWA KLIENTA] ([BRANŻA])
Problem klienta: [CO NIE DZIAŁA / CZEGO POTRZEBUJE]
Nasze rozwiązanie: [CO OFERUJEMY]
Zakres prac: [3-5 PUNKTÓW]
Cena: [KWOTA] ([NETTO/BRUTTO], [JEDNORAZOWO/MIESIĘCZNIE])
Termin realizacji: [KIEDY]
Ważność oferty: [DO KIEDY]

Napisz ofertę handlową (max 1 strona A4, ok. 300 słów). Struktura:
1. Problem klienta (2-3 zdania, pokaż że rozumiesz sytuację)
2. Nasze rozwiązanie (co robimy i jak, punktowo)
3. Zakres prac (lista)
4. Cena i warunki płatności
5. Następny krok (co klient ma zrobić żeby zaakceptować)

Zakazane słowa: "kompleksowy", "innowacyjny", "partnerski", "synergia".
Ton: konkretny, bezpośredni. Pisz tak jakbyś rozmawiał z klientem na spotkaniu.

Oferta dla: Kancelaria Prawna Wisła sp. p.

Problem. Obecnie Państwa zespół odpowiada na pytania klientów mailowo, co zajmuje 2-3 godziny dziennie. Większość pytań powtarza się: status sprawy, potrzebne dokumenty, godziny pracy, cennik. Każda taka odpowiedź to czas prawnika, który może być spożytkowany na pracę merytoryczną.

Rozwiązanie. Zbudujemy asystenta AI, który odpowiada na częste pytania klientów 24/7 na Państwa stronie i przez WhatsApp. Asystent będzie wyszkolony na Państwa bazie wiedzy: regulaminie, cenniku, FAQ, wzorach dokumentów.

Zakres prac:

• ›Analiza najczęściej zadawanych pytań (na podstawie maili z ostatnich 3 miesięcy)
• ›Zbudowanie bazy wiedzy asystenta
• ›Wdrożenie chatbota na stronie i WhatsApp
• ›Testy z Państwa zespołem i poprawki
• ›30 dni wsparcia po wdrożeniu

Cena: 4 500 PLN netto, płatne w 2 ratach (50% po starcie, 50% po wdrożeniu).

Następny krok: Proszę odpowiedzieć na tego maila słowem "akceptuję". Wyślę umowę i umówimy kickoff na przyszły tydzień.

17. Mail cold outreach (pierwszy kontakt)

Kiedy używać: piszesz do firmy, z którą nigdy nie rozmawiałeś. Masz 5 sekund na zainteresowanie.

Moja firma: [NAZWA] ([CO ROBIMY, 1 zdanie])
Firma docelowa: [NAZWA] ([BRANŻA])
Osoba kontaktowa: [IMIĘ I STANOWISKO]
Problem, który rozwiązujemy: [KONKRETNY PROBLEM tej firmy]
Dowód: [1 LICZBA lub CASE STUDY, np. "skróciliśmy czas obsługi z 3h do 40min"]

Napisz maila cold outreach. Zasady:
- Max 80 słów (krótszy = większe szanse na przeczytanie)
- Nie zaczynaj od "Szanowny Panie" ani "Przedstawiam firmę"
- Zacznij od problemu, który ta firma prawdopodobnie ma
- Podaj 1 dowód (nie więcej)
- Zakończ jednym prostym pytaniem (nie prośbą o spotkanie, nie CTA z linkiem)
- Brzmi jak wiadomość od człowieka, nie od automatu

Dzień dobry Panie Tomaszu. Większości kancelarii odpowiadanie na maile klientów zajmuje 2-3 godziny dziennie. U naszego ostatniego klienta z branży prawniczej skróciliśmy to do 40 minut, bo 70% pytań obsługuje teraz asystent AI na stronie. Czy u Państwa powtarzalne pytania klientów też zajmują więcej czasu niż powinny?

18. Przygotowanie do negocjacji cenowej

Kiedy używać: klient chce obniżkę i za godzinę masz rozmowę. Potrzebujesz argumentów i planu B.

Sytuacja: Klient [NAZWA] prosi o obniżenie ceny z [KWOTA A] do [KWOTA B] za [USŁUGA].
Nasze koszty: [KRÓTKO]
Nasza marża: [ILE %]
Czy klient jest strategiczny: [TAK/NIE i dlaczego]
Czy mamy alternatywnych klientów: [TAK/NIE]

Przygotuj:
1. 3 ARGUMENTY za utrzymaniem ceny (konkretne, nie ogólne)
2. 2 ALTERNATYWY (kompromisy, które chronią marżę, np. mniejszy zakres, dłuższa umowa)
3. LINIA OBRONY: minimalna akceptowalna cena i co za nią oferujemy (okrojony zakres)
4. ZDANIE OTWIERAJĄCE: jak zacząć rozmowę o cenie (dokładny cytat do powiedzenia)

Pisz bezpośrednio. Zero teorii negocjacyjnej, same gotowe narzędzia.

ARGUMENTY:

1. ›"Nasza stawka uwzględnia 30 dni wsparcia po wdrożeniu. Większość firm w branży oferuje max 7 dni albo liczy to osobno."
2. ›"Pracujemy w cyklu 4-tygodniowym, nie 8-12 jak większe agencje. Szybszy czas dostarczenia = szybszy zwrot z inwestycji."
3. ›"W cenie jest analiza danych z Państwa maili, która sama w sobie daje wartość diagnostyczną. Możecie z niej korzystać niezależnie od wdrożenia."

ALTERNATYWY:

1. ›Wersja bez integracji z WhatsApp: 3 500 PLN zamiast 4 500 PLN (oszczędność klienta 1000 PLN, nasza marża spada o 5pp zamiast 15pp)
2. ›Płatność z góry za całość: 4 200 PLN (rabat 7% za eliminację ryzyka płatniczego)

LINIA OBRONY: 3 800 PLN netto, ale bez wsparcia 30-dniowego (zastąpione 7-dniowym). Poniżej 3 500 nie schodzimy.

ZDANIE OTWIERAJĄCE: "Rozumiem, że budżet jest ważny. Zanim porozmawiamy o cenie, chcę się upewnić, że dokładnie rozumiemy zakres. Bo cenę zawsze można dostosować, zmieniając co jest w środku."

---

Zarządzanie i decyzje

19. Ocena ryzyka decyzji biznesowej

Kiedy używać: stoisz przed dużą decyzją (zatrudnienie, inwestycja, zmiana dostawcy) i chcesz zobaczyć co może pójść nie tak, zanim pójdzie.

Planuję: [OPIS DECYZJI, np. "zatrudnić 2 nowych handlowców", "przenieść biuro do większego lokalu"]
Branża: [BRANŻA]
Wielkość firmy: [ZESPÓŁ, PRZYCHÓD ROCZNY]
Obecna sytuacja: [2-3 ZDANIA KONTEKSTU]

Przeanalizuj tę decyzję. Podaj dokładnie:
1. 5 RYZYK: co może pójść nie tak (konkretnie, nie "ryzyko rynkowe")
2. Dla każdego: PRAWDOPODOBIEŃSTWO (niskie/średnie/wysokie) i WPŁYW (niski/średni/wysoki)
3. Dla każdego: JAK MINIMALIZOWAĆ (1 konkretne działanie)
4. SCENARIUSZ PESYMISTYCZNY: co jeśli 2-3 ryzyka wystąpiły jednocześnie (2-3 zdania)
5. REKOMENDACJA: robić, nie robić, lub robić pod warunkiem X. 2 zdania.

Nie pisz ogólników. Każde ryzyko musi być specyficzne dla mojej sytuacji.

1. Nowy handlowiec nie wygeneruje przychodów przez 3-6 miesięcy. Prawdopodobieństwo: wysokie. Wpływ: średni. Minimalizacja: Zatrudnij jednego, drugiego po 3 miesiącach jeśli pierwszy osiągnie 50% targetu.

2. Koszt zatrudnienia (2x 7-8K brutto/mies) przekroczy wzrost przychodów przez pierwszy rok. Prawdopodobieństwo: średnie. Wpływ: wysoki. Minimalizacja: Ustaw prowizyjny model wynagrodzenia (niższy base + prowizja od przychodów).

3. Obecny zespół poczuje się zagrożony i rotacja wzrośnie. Prawdopodobieństwo: niskie. Wpływ: średni. Minimalizacja: Poinformuj zespół przed zatrudnieniem. Wyjaśnij, że nowe osoby mają generować nowe leady, nie przejmować istniejących klientów.

4. Nie masz wystarczająco leadów dla 2 dodatkowych handlowców. Prawdopodobieństwo: średnie. Wpływ: wysoki. Minimalizacja: Przed zatrudnieniem sprawdź ile leadów generujesz miesięcznie. Jeśli mniej niż 20, najpierw zainwestuj w marketing.

5. Handlowiec odejdzie po przeszkoleniu i zabierze kontakty do konkurencji. Prawdopodobieństwo: niskie. Wpływ: wysoki. Minimalizacja: Klauzula o zakazie konkurencji + CRM, w którym kontakty są własnością firmy.

SCENARIUSZ PESYMISTYCZNY: Zatrudniasz dwóch, po 4 miesiącach jeden odchodzi, drugi generuje 30% targetu. Burn rate wzrósł o 16K/mies, przychody wzrosły o 5K. Przez 6 miesięcy strata 66K.

REKOMENDACJA: Robić, ale etapowo. Zacznij od jednego handlowca z prowizyjnym modelem. Drugiego zatrudnij dopiero po osiągnięciu 70% targetu przez pierwszego.

20. Opis stanowiska i ogłoszenie o pracę

Kiedy używać: szukasz pracownika i potrzebujesz ogłoszenia, które przyciągnie odpowiednich ludzi, a nie wszystkich.

Stanowisko: [NAZWA]
Firma: [NAZWA] ([BRANŻA], [MIASTO])
Co ta osoba będzie robić: [5-7 KONKRETNYCH ZADAŃ]
Wymagania twarde: [UMIEJĘTNOŚCI, DOŚWIADCZENIE]
Forma pracy: [BIURO / ZDALNIE / HYBRYDOWO]
Wynagrodzenie: [ZAKRES LUB "do uzgodnienia"]

Napisz ogłoszenie o pracę. Zasady:
- 1 zdanie o firmie (co robimy, nie ile lat istniejemy)
- 5-7 obowiązków (konkretne, nie "bieżąca obsługa")
- Wymagania podzielone na "musisz mieć" (3-4) i "fajnie jeśli masz" (2-3)
- Co oferujemy: konkrety (nie "dynamiczny zespół" i "owocowe czwartki")
- Max 250 słów
- Język: bezpośredni, ludzki

Specjalista ds. obsługi klienta. Biuro rachunkowe Nowak, Kraków.

Obsługujemy 120 firm. Od deklaracji VAT po roczne zamknięcia. Szukamy osoby, która przejmie codzienny kontakt z klientami.

Co będziesz robić:

• ›Odbierać telefony i maile od klientów (średnia 20-30 dziennie)
• ›Zbierać dokumenty do księgowania (faktury, wyciągi, umowy)
• ›Przypominać klientom o terminach i brakujących dokumentach
• ›Wpisywać dane do systemu księgowego (Optima)
• ›Przygotowywać proste pisma do US i ZUS

Musisz mieć:

• ›Doświadczenie w obsłudze klienta (min. 1 rok, niekoniecznie w księgowości)
• ›Cierpliwość do tłumaczeń (klienci nie znają przepisów i to normalne)
• ›Excel na poziomie tabel przestawnych

Fajnie jeśli masz:

• ›Doświadczenie z programem Optima
• ›Podstawowa wiedza o VAT i PIT

Co oferujemy:

• ›5 500-6 500 PLN brutto (UoP)
• ›Praca stacjonarna, pn-pt 8-16
• ›2 dni home office w tygodniu po okresie wdrożenia (3 miesiące)
• ›Szkolenie z przepisów podatkowych (opłacane przez firmę)

21. Podsumowanie tygodnia dla zespołu

Kiedy używać: piątek 16:00, musisz wysłać update do zespołu lub wspólników. Masz notatki, potrzebujesz struktury.

Poniżej są moje notatki z tego tygodnia. Przerób je na podsumowanie w takim formacie:

1. OSIĄGNIĘCIA: 3-5 najważniejszych rzeczy, które zrobiliśmy (z liczbami jeśli są)
2. PROBLEMY: co nie poszło i dlaczego (bez szukania winnych)
3. DECYZJE: co postanowiliśmy w tym tygodniu
4. NASTĘPNY TYDZIEŃ: 3-5 priorytetów (przypisanych do osób)
5. METRYKI: kluczowe liczby jeśli są w notatkach

Każdy punkt: 1 zdanie. Całość musi zmieścić się na 1 ekranie telefonu.
Ton: rzeczowy, bez owijania. Jeśli coś nie poszło, napisz to wprost.

Notatki:
[WKLEJ]

TYDZIEŃ 14-18.04 / Zaradzajem sp. z o.o.

OSIĄGNIĘCIA:

• ›Podpisaliśmy umowę z Orion Development (8 mieszkań, 3 200 PLN/mies)
• ›Czas odpowiedzi na zgłoszenia serwisowe spadł z 12h do 6h (nowy system ticketów)
• ›Marek zamknął rekrutację najemcy na Krowodrzy w 9 dni

PROBLEMY:

• ›Faktura od hydraulika za naprawę na Podgórzu: 2 100 PLN, nie mieliśmy tego w budżecie klienta. Klient niezadowolony, bo nie został poinformowany przed naprawą.
• ›Brak odpowiedzi od klienta Park Residence na mail z rozliczeniem za marzec (3 dni bez reakcji).

DECYZJE:

• ›Naprawy powyżej 500 PLN wymagają akceptacji klienta PRZED zleceniem (nowa reguła od poniedziałku)
• ›Rezygnujemy z platformy OtoRent. Za mała konwersja, wracamy do OLX + portal własny.

NASTĘPNY TYDZIEŃ:

• ›Ania: follow-up Park Residence (telefon w poniedziałek rano)
• ›Marek: onboarding Orion Development (klucze, protokoły, systemy)
• ›Tomek: wycena dla nowego leada z LinkedIn (5 lokali w Nowej Hucie)

---

Jak my to robimy w Kuliberda Labs

Pojedynczy prompt to poziom pierwszy. Możesz napisać maila, streścić umowę, przygotować opis usługi. To działa.

Ale prawdziwa wartość zaczyna się tam, gdzie łączysz prompty w pipeline. Każdy krok robi jedną rzecz i przekazuje wynik do następnego. Tak jak linia produkcyjna. Pokażę to na przykładzie pisania artykułu o SEO vs GEO (widoczność w wyszukiwarkach vs widoczność w AI).

Krok 1. Research

Przeszukaj swoją bazę wiedzy i podaj:
1. 5 najważniejszych różnic między SEO a GEO
2. 3 konkretne przykłady firm, które są widoczne w Google ale niewidoczne dla ChatGPT
3. Aktualne dane o udziale AI w wyszukiwaniu (2025-2026)

Podaj źródła. Jeśli nie masz danych, napisz "brak danych" zamiast zmyślać.
Format: lista punktowa, każdy punkt 1-2 zdania.

Krok 2. Szkic artykułu

Na podstawie poniższego researchu napisz artykuł o SEO vs GEO.

Research:
[WKLEJ WYNIK KROKU 1]

Wymagania:
- Długość: 800-1000 słów
- Grupa docelowa: właściciel małej firmy w Polsce, nie technik
- Struktura: problem, wyjaśnienie, co zrobić (3 konkretne kroki)
- Język: prosty, zero żargonu. Pisz tak jakbyś tłumaczył to kuzynowi na grillu.
- Nie używaj słów: "rewolucja", "kluczowy", "należy", "warto zauważyć"
- Nie używaj myślników długich (em dash). Tylko kropki i przecinki.

Krok 3. Filtr antyslop

Przejrzyj poniższy tekst i usuń wzorce typowe dla AI:

1. Kontrasty binarne ("nie chodzi o X, ale o Y", "to nie X. To Y.")
2. Pustawe podsumowania ("podsumowując", "warto pamiętać że")
3. Nadużycia intensyfikatorów ("niezwykle", "naprawdę", "zdecydowanie")
4. Zdania zaczynające się od "Co ważne," albo "Warto zauważyć,"
5. Myślniki długie (em dash). Zamień na kropki lub przecinki.
6. Frazesy: "w dzisiejszych czasach", "w dobie AI", "kluczowe jest"

Przepisz każdy znaleziony fragment. Reszty tekstu nie ruszaj.
Podaj listę zmian: [PRZED] -> [PO].

Tekst:
[WKLEJ WYNIK KROKU 2]

Krok 4. Adwokat diabła

Jesteś surowym redaktorem, który szuka dziur w tekście. Przeczytaj poniższy artykuł i zaatakuj go:

1. FAŁSZYWE TWIERDZENIA: czy coś jest przedstawione jako fakt, a nie ma źródła?
2. SŁABE ARGUMENTY: który akapit nie przekonuje i dlaczego?
3. LUKI: czego brakuje? Jaki oczywisty kontrargument czytelnik może mieć?
4. NUDA: które fragmenty są nudne, ogólne lub można je usunąć bez straty?

Dla każdego problemu: cytat z tekstu + konkretna sugestia poprawy.
Nie chwal tekstu. Szukaj tylko problemów.

Tekst:
[WKLEJ WYNIK KROKU 3]

Krok 5. Wynik

Tak wygląda różnica między jednym promptem a pipeline'm. Jeden akapit, przed i po:

Szkic (po kroku 2):

"SEO i GEO to dwa różne podejścia do widoczności online. W dzisiejszych czasach firmy muszą być widoczne nie tylko w Google, ale także w narzędziach AI takich jak ChatGPT. To niezwykle ważne, bo coraz więcej użytkowników korzysta z AI zamiast tradycyjnych wyszukiwarek."

Wersja finalna (po krokach 3 i 4):

"95% polskich firm nie ma pliku llms.txt na swojej stronie. ChatGPT ich nie widzi. Możesz mieć pierwszą pozycję w Google i zero wzmianek w odpowiedziach AI. To są dwa oddzielne kanały i wymagają oddzielnej pracy."

Trzy zdania slop zostały zastąpione jednym faktem, jednym przykładem i jednym wnioskiem. Cały proces trwa 20 minut. Bez pipeline'u ten tekst wyglądałby jak szkic i tak by poszedł na stronę.

Czego nie robimy

Nie budujemy promptów w izolacji. Każdy prompt, który trafia do systemu klienta, przechodzi minimum 3 iteracje z feedbackiem na prawdziwych danych. Nie wierzymy w "jeden prompt rozwiąże wszystko". Wierzymy w pipeline, który wyłapuje błędy zanim trafią do klienta.

Jeśli chcesz zobaczyć jak podchodzimy do wdrożeń od A do Z, przeczytaj jak pracujemy.

---

Każdy z tych promptów możesz modyfikować. Dodaj więcej kontekstu, zmień ton, dostosuj długość. Im więcej konkretów podasz w nawiasach kwadratowych, tym lepszą odpowiedź dostaniesz.

Jeśli potrzebujesz promptów zbudowanych pod Twój biznes, z Twoimi danymi i Twoim tonem, opisz swój proces. Wrócimy z rekomendacją w 24h.