Mój pierwszy system dla firmy kosztuje 2 500 zł netto w cenie pierwszej fali. Sprint porządkowy, czyli jednorazowe uprzątnięcie zaległości, to 1 500 do 2 500 zł. Kolejne systemy: 4 000 do 7 500 zł, zależnie od złożoności. Opieka miesięczna od 1 000 zł netto, z pierwszym miesiącem gratis. Rozstrzał wycen na rynku jest duży, bo każdy liczy inaczej. Poniżej tłumaczę, od czego zależy cena, pokazuję cały mój cennik i mówię wprost, kiedy automatyzacja się nie opłaca.
Od czego zależy cena automatyzacji?
Każda wycena sprowadza się do czterech zmiennych.
Liczba systemów i ich złożoność. Jeden przepływ, czyli np. automatyczne przypisywanie zapytań z formularza do odpowiedniej osoby w firmie, to koszt inny niż pięć przepływów spiętych ze sobą. Im więcej warunków, wyjątków i rozgałęzień, tym drożej.
Integracje z tym, co już masz. Jeśli pracujesz na popularnym narzędziu (Fakturownia, Baselinker, Google Workspace, popularne CRM), integracja jest łatwiejsza i tańsza. Systemy własne, starsze oprogramowanie bez API albo eksport wyłącznie do pliku Excel wymagają dodatkowej pracy.
Ile decyzji musi podjąć człowiek. Automatyzacja działa najlepiej tam, gdzie decyzja jest zawsze taka sama. Jeśli co drugi przypadek wymaga oceny człowieka, system musi mieć "wyjście awaryjne", a to kosztuje czas projektowania i testów.
Dane i bezpieczeństwo. Jeśli przez system płyną dane osobowe klientów, dokumenty finansowe albo dane medyczne, trzeba zadbać o odpowiednie uprawnienia, logi i zgodność z RODO. To realne godziny pracy, nie formalność.
Trzy modele rozliczeń i ich pułapki
1. Stawka godzinowa
Freelancerzy i mniejsze studia wyceniają godzinę pracy bardzo różnie, a Ty poznajesz stawkę, zanim ktokolwiek wie, ile godzin zajmie projekt. To jest właśnie pułapka: płacisz za niepewność. Budżet "do 5 000 zł" zamienia się w fakturę na 7 800 zł i nieporozumienie, bo nikt nie umówił się z góry na wynik, tylko na czas.
Kiedy ma sens: małe, dobrze opisane zlecenia; korekty istniejącego systemu.
2. Stała cena za projekt
Wiesz z góry, ile zapłacisz. Ryzyko przekroczenia czasu spada na wykonawcę, nie na Ciebie. Wymaga za to dobrego opisania zakresu na początku, bo "drobne zmiany w trakcie" to klasyczne źródło sporów.
Kiedy ma sens: nowe wdrożenie z jasnym zakresem. Mój cennik działa w tym modelu.
3. Abonament / opieka miesięczna
Płacisz co miesiąc za dostępność wykonawcy, monitoring systemu i drobne poprawki. U mnie opieka miesięczna to od 1 000 zł netto, z pierwszym miesiącem gratis. Plusem jest spokój i szybka reakcja, gdy coś się posypie. Minusem: jeśli system działa bez zarzutu, możesz mieć wrażenie, że płacisz za nic.
Kiedy ma sens: gdy system jest w produkcji i aktywnie używany, gdy API zewnętrznych serwisów się aktualizują i ktoś musi to śledzić.
Mój cennik (kuliberda.ai/automatyzacje)
Pracuję w stałych cenach. Bez niespodzianek na fakturze.
Bezpłatna diagnoza. Około 30 minut, w siedzibie firmy (Kraków i okolice) lub online. Omawiam Twój proces, oceniam, czy wdrożenie ma sens i ile może kosztować. Bez zobowiązań.
Sprint porządkowy. Jednorazowe sprzątnięcie zaległości, które da się zmierzyć objętością: martwe oferty do reaktywacji, bałagan w CRM, dokumenty do digitalizacji. Cenę ustalam od wartości zaległości, ryczałtem: 1 500 do 2 500 zł netto. Kwotę podaję po pierwszej diagnozie, mailem, nie od liczby rekordów.
"Skrzynka Pod Kontrolą: Odbiór Zapytań". Pierwszy system dla firm, które gubią maile i zapytania od klientów. Stała cena: 2 500 zł netto, cena pierwszej fali. Wiesz co dostajesz, zanim podpiszesz.
Kolejne systemy. 4 000 do 7 500 zł netto, zależnie od złożoności i integracji. Pełny katalog z opisami na kuliberda.ai/automatyzacje.
Opieka miesięczna. Od 1 000 zł netto miesięcznie. Pierwszy miesiąc gratis. Opieka to miesięczny nadzór: pilnuję działania systemu, poprawiam, gdy coś się zmieni w Twoich narzędziach, i wprowadzam drobne zmiany bez dodatkowych faktur. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie.
Jedno zastrzeżenie: konta i klucze API do narzędzi (n8n, OpenAI, inne) są po Twojej stronie. Płacisz za nie bezpośrednio dostawcom. Przed wdrożeniem informuję, co będzie potrzebne i ile to kosztuje miesięcznie. Zwykle jest to 50 do 200 zł, zależnie od skali.
Kiedy automatyzacja się NIE opłaca
Uczciwa rozmowa o kosztach musi zawierać też sytuacje, gdy odradzam wdrożenie.
Proces zdarza się rzadko. Jeśli coś robisz raz w miesiącu i zajmuje to 20 minut, automat nie zwróci się przez kilka lat. Zostaw to ręcznie.
Proces ciągle się zmienia. Jeśli zasady zmieniasz co kilka tygodni, system będzie wymagał ciągłych poprawek. Koszty opieki pochłoną oszczędności.
Ręcznie jest taniej. Są procesy, gdzie dodatkowa osoba w firmie na kilka godzin tygodniowo jest po prostu tańszym rozwiązaniem. Powiem Ci to wprost podczas diagnozy, zamiast sprzedawać wdrożenie.
Dane są niepewne lub nieustrukturyzowane. System AI może pomóc przy niesformatowanych danych, ale jeśli każdy dokument wygląda inaczej, koszt wdrożenia rośnie, a skuteczność maleje. Omówimy to na diagnozie.
Powiem też, czego system nie zrobi: nie zastąpi Twojej oceny w sytuacjach, gdzie każdy przypadek jest inny. Automatyzacja zdejmuje z Ciebie powtarzalne czynności, nie myślenie.
FAQ: pytania cenowe
Czy są koszty ukryte?
Nie. W moim modelu dostajesz stałą cenę za projekt i jasne informacje o kosztach zewnętrznych narzędzi przed podpisaniem umowy.
Kto płaci za narzędzia i licencje (n8n, OpenAI, inne)?
Ty, bezpośrednio dostawcom. Konta i klucze API są po Twojej stronie. Dzięki temu Twoje dane nie przechodzą przez moje systemy, a koszty są przejrzyste. Przed wdrożeniem dostajesz listę narzędzi i szacunkowy koszt miesięczny.
Ile kosztuje diagnoza?
Nic. 30 minut, bez opłaty, bez zobowiązań. Jeśli po diagnozie uznasz, że to nie dla Ciebie, nic nie tracisz.
Czy mogę zrezygnować z opieki miesięcznej?
Tak, w dowolnym momencie. Nie ma umów na rok ani kar za wcześniejsze zakończenie.
Co jeśli projekt przekroczy zakres i zajmie więcej czasu?
Ryzyko zakresu jest po mojej stronie, nie Twojej. Stała cena oznacza stałą cenę. Jeśli chcesz rozbudować system poza ustalony zakres, wyceniamy to osobno.
Sprawdź, czy to ma sens dla Twojej firmy
Diagnoza jest bezpłatna i trwa około 30 minut. Możemy spotkać się w Krakowie i okolicach albo porozmawiać online.
Na spotkaniu:
- omówię Twój proces krok po kroku,
- ocenię, czy wdrożenie ma sens finansowy,
- dam Ci wycenę lub powiem wprost, że lepiej tego nie automatyzować.
Napisz na kuliberda.ai lub zadzwoń. Pierwsza rozmowa nic nie kosztuje.