Faktura i Windykacja

Zlecenie skończone, klient zadowolony, a faktura albo wychodzi ze spóźnieniem, albo schodzi na czas i potem nikt nie pamięta, komu i kiedy wysłać pierwsze przypomnienie. Termin mija, klient zapomina, dzwonić wstyd, a ścigać każdą fakturę z osobna nie ma kiedy, więc sprawa ginie w skrzynce między nowymi zleceniami. Pieniądze wiszą tygodniami, cashflow siada, a nikt w firmie nie widzi w jednym miejscu, które faktury są zaległe i od jak dawna.

• System czeka na sygnał zakończenia zlecenia i wystawia fakturę po wykonaniu usługi; samo zamówienie niczego nie uruchamia.
• Kwoty wylicza z Twojego cennika, z prawidłowym VAT-em, bez ręcznego przepisywania i bez literówki w kwocie.
• Kiedy klient nie płaci w terminie, system wysyła kolejne wezwania według ustalonego harmonogramu, każde ostrzejsze od poprzedniego.
• Pilnuje, żeby żadne wezwanie nie poszło dwa razy przez przypadek, i nie wysyła przypomnień w nieskończoność.
• Faktury powyżej Twojego progu kwotowego albo wiszące zbyt długo bez reakcji trafiają do Ciebie jako sprawa do ręcznej decyzji.

Firmy usługowe fakturujące po wykonanej usłudze: ekipy remontowe, serwis i naprawy, freelancerzy i agencje rozliczające się per zlecenie, drobni wykonawcy B2B. Warunek: w miarę przewidywalny cennik ze stałymi stawkami. Jeśli każde zlecenie wyceniasz indywidualnie, zacznij od naszego szablonu Błyskawiczna Wycena; Faktura i Windykacja podpina się dopiero po nim.

• Cennik usług z jasnymi pozycjami i stawkami VAT; bez tego system nie policzy kwot.
• Decyzję, którego programu do fakturowania używasz: Fakturownia, Stripe Invoice, QuickBooks albo inny. Ten szablon go wyzwala, ale go nie zastępuje; wybór dostawcy to część wdrożenia.
• System lub narzędzie po Twojej stronie, które wysyła sygnał „zlecenie zakończone”: Twój system zleceń, program do obsługi klientów (CRM) albo inne automatyczne połączenie między systemami. Jeśli takiego połączenia jeszcze nie masz, wyceniane osobno na diagnozie.
• Progi eskalacji: od jakiej kwoty i po ilu dniach sprawa trafia do Ciebie. Domyślne ustawienie to 15 000 zł i 14 dni; przy wdrożeniu przestawimy je pod Twoją firmę.
• Adres e-mail do wysyłki wezwań do klientów oraz zgodę na uruchomienie po niezależnym przeglądzie szablonu.

To bardziej rozbudowany szablon niż reszta serii, więc samo postawienie mechanizmu zajmuje trochę dłużej. U Ciebie i tak liczy się w dniach roboczych: dostępy do systemów i kont e-mail, wybór i podpięcie dostawcy faktur, ustalenie progów eskalacji, testy i finalna zgoda na uruchomienie. Zwykle 1-2 tygodnie od przekazania dostępów (to szacunek).