// automatyzacje / d09 · tier a
Strażnik CRM i Faktur
Pilnowanie zgodności danych
System cyklicznie porównuje dane klienta w Twoim CRM i systemie fakturowym i pilnuje, żeby obie strony mówiły to samo. Każda zmiana ląduje w dzienniku z możliwością cofnięcia, a sporne wpisy czekają na decyzję człowieka.
// 01 problem
Problem
Handlowiec zmienia adres e-mail klienta w Twoim programie do obsługi klientów (CRM). Faktura i tak leci na stary adres, bo nikt nie przepisał zmiany do systemu fakturowego. Księgowość oznacza fakturę jako zapłaconą, sprzedawca o tym nie wie i dalej goni klienta o pieniądze, które już wpłynęły. Jest i wersja mniej oczywista: klient usunięty po jednej stronie wraca z martwych przy najbliższym cyklu, bo po drugiej jego dane wciąż siedzą.
// 02 co dostajesz
Co dostajesz
- System cyklicznie porównuje dane klienta w obu systemach i pilnuje, żeby każda strona zmieniała wyłącznie to, co do niej należy: sprzedaż rządzi nazwą, e-mailem, adresem i NIP-em, fakturowanie rządzi numerami faktur, statusem i kwotą do zapłaty.
- Każda zmiana ląduje w dzienniku ze starą wartością, nową wartością i możliwością cofnięcia.
- Ta sama zmiana nie odbija się w pętli między systemami.
- Usuniętego klienta system nie odtwarza po drugiej stronie na własną rękę: taki wpis idzie do wstrzymanych i tam człowiek decyduje, co z nim dalej.
- Na żywych odbiorców i prawdziwe systemy przechodzimy dopiero po Twojej jawnej zgodzie.
// 03 dla kogo
Dla kogo
Firmy z dwoma oddzielnymi systemami: jeden do sprzedaży i kontaktu z klientem, drugi do fakturowania. Dane tego samego klienta edytują obie strony, każda u siebie. Nie dla firm, które fakturują z tego samego narzędzia, w którym prowadzą sprzedaż.
// 04 co przygotujesz
Co przygotujesz
- Dostęp do swojego CRM i systemu fakturowego: jakie pola istnieją, jak wygląda wspólny klucz dla klienta po obu stronach
- Zatwierdzenie polityki własności pól: kto wygrywa przy konflikcie i co dzieje się z usuniętym klientem
- Konto do wysyłki podsumowań zmian (Gmail lub inny dostawca poczty)
- Decyzję, kto i jak często ręcznie przegląda wstrzymane wpisy w dzienniku
- Wyraźną zgodę na aktywację na żywo po domknięciu przygotowań
// 05 czas wdrożenia
Czas wdrożenia
Wdrożenie u Ciebie trwa zwykle 1-2 tygodnie od przekazania dostępów. Czas idzie na podłączenie Twojego CRM i systemu fakturowego, zatwierdzenie zasad własności danych, konfigurację kont i testy przed uruchomieniem.
// 06 cena
Cena
Opieka to miesięczny nadzór: pilnujemy, poprawiamy i wprowadzamy drobne zmiany. Każdy kolejny szablon to dopłata podana na jego karcie.
Propozycja; finalna wycena po bezpłatnej diagnozie.
// 07 uczciwie
Uczciwie: czego jeszcze nie robi
Gotowego podłączenia do konkretnego CRM ani systemu fakturowego nie ma. System działa dziś wyłącznie na danych testowych; prawdziwego CRM ani prawdziwego systemu fakturowego nie dotknął, a wdrożeń u klientów jeszcze nie było. Wpięcie w Pipedrive, wFirma, iFirma lub inny Twój system to osobna praca inżynierska, wyceniana przy diagnozie.
Synchronizacja chodzi cyklami: zmiana zapisana w CRM czeka na najbliższy przebieg, zanim pojawi się po drugiej stronie. Dziennik zmian pokazuje, co system zaplanował zapisać, bez potwierdzenia wykonania; awaria zapisu do docelowego systemu nie dostaje jeszcze osobnego statusu.
Jeśli w tej samej sekundzie człowiek ręcznie zmienia dane klienta, a system akurat je synchronizuje, system może nadpisać tę ręczną zmianę. Zdarza się rzadko, ale mówimy wprost; przy wdrożeniu ustawiamy to tak, żeby ryzyko było minimalne.
Politykę własności pól i zasady dla usuniętego klienta ustalamy razem z właścicielem firmy przy wdrożeniu. W szablonie siedzi tylko propozycja domyślna.
Pełny dziennik zmian przechowuje dane osobowe (e-mail, adres, NIP) z historią przed i po każdej zmianie. Przy wdrożeniu trzeba ustalić podstawę prawną przetwarzania i zasady, jak długo trzymamy tę historię.
Jesteś jednym z pierwszych klientów, dlatego cena jest promocyjna, a wdrożenie nadzoruję osobiście.
// next step
Pierwszy krok: bezpłatna diagnoza
Około 30 minut, u Ciebie albo online. Opowiadasz, jak dziś żyją dane klienta w Twoim CRM i w fakturach; mówię wprost, czy ten system ma u Ciebie sens.