System cyklicznie porównuje dane klienta w Twoim CRM i systemie fakturowym i pilnuje, żeby obie strony mówiły to samo. Każda zmiana ląduje w dzienniku z możliwością cofnięcia, a sporne wpisy czekają na decyzję człowieka.
Dane klienta poprawiasz raz w CRM. Handlowiec widzi status płatności bez pytania księgowości.
Lektor i napisy PL. Opis procesu znajdziesz także poniżej.
W przykładzie na danych demonstracyjnych zmiana adresu i NIP-u w CRM trafia do programu fakturowego z zapisem historii. Sprzeczne NIP-y zatrzymują zapis i wymagają decyzji właściciela. Gdy księgowość oznaczy fakturę jako zapłaconą, status pojawia się także w CRM.
Przykład dystrybutora B2B realizującego zamówienie z katalogu. Przykładowy proces na danych demonstracyjnych. Zakres i połączenia z narzędziami dobieramy do firmy.
W filmach porównujemy 100 spraw. To jednostka porównania, a nie miesięczny wolumen Twojej firmy. Poniżej wpisz własną liczbę spraw w miesiącu i koszty.
Wartości startowe są szacunkami autora, bez pomiaru u klienta. Czas po automatyzacji obejmuje obsługę wyjątków oraz nadzór. Każdy proces liczymy oddzielnie.
Proces do obliczenia: Strażnik CRM i faktur
Szacowany czas obsługi w miesiącu
Dzisiaj13,3 godz.
Po automatyzacjiod 0,8 godz. do 1,3 godz.
Czas do wykorzystania w firmie
od 12 godz. do 12,5 godz.
Wartość odzyskanego czasu po kosztach miesięcznych
od 880 zł do 925 zł
Wartość w roku po odjęciu budżetu wdrożenia
od 3060 zł do 3600 zł
Pokrycie budżetu wartością czasu
od 8,1 mies. do 8,5 mies.
Wartość czasu nie oznacza automatycznie gotówki na koncie. Rachunek nie dodaje wzrostu sprzedaży, odzyskanych należności ani redukcji etatów.
Założenia i sposób liczenia
Czas dzisiaj to liczba spraw razy minuty na sprawę. Czas po automatyzacji to liczba wyjątków razy minuty ich obsługi, plus miesięczny nadzór. Od wartości różnicy odejmujemy narzędzia i utrzymanie. Warianty różnią się udziałem spraw, które proces kończy sam.
Budżet dzielimy przez dodatnią miesięczną wartość po kosztach. Wynik roczny obejmuje 12 miesięcy działania i odejmuje wdrożenie. Przed decyzją zmierz czas reprezentatywnych spraw, wolumen i udział wyjątków.
Film pokazuje przykładowe połączenia. Ich dostępność i koszt ustalamy dla Twoich narzędzi.
Handlowiec zmienia adres e-mail klienta w Twoim programie do obsługi klientów (CRM). Faktura i tak leci na stary adres, bo nikt nie przepisał zmiany do systemu fakturowego. Księgowość oznacza fakturę jako zapłaconą, sprzedawca o tym nie wie i dalej goni klienta o pieniądze, które już wpłynęły. Jest i wersja mniej oczywista: klient usunięty po jednej stronie wraca z martwych przy najbliższym cyklu, bo po drugiej jego dane wciąż siedzą.
Co dostajesz
System cyklicznie porównuje dane klienta w obu systemach i pilnuje, żeby każda strona zmieniała wyłącznie to, co do niej należy: sprzedaż rządzi nazwą, e-mailem, adresem i NIP-em, fakturowanie rządzi numerami faktur, statusem i kwotą do zapłaty.
Każda zmiana ląduje w dzienniku ze starą wartością, nową wartością i możliwością cofnięcia.
Ta sama zmiana nie odbija się w pętli między systemami.
Usuniętego klienta system nie odtwarza po drugiej stronie na własną rękę: taki wpis idzie do wstrzymanych i tam człowiek decyduje, co z nim dalej.
Na żywych odbiorców i prawdziwe systemy przechodzimy dopiero po Twojej jawnej zgodzie.
d09d09 · tier a
// 03 dla kogo · 04 co przygotujesz
Dla kogo
Firmy z dwoma oddzielnymi systemami: jeden do sprzedaży i kontaktu z klientem, drugi do fakturowania. Dane tego samego klienta edytują obie strony, każda u siebie. Nie dla firm, które fakturują z tego samego narzędzia, w którym prowadzą sprzedaż.
Co przygotujesz
Dostęp do swojego CRM i systemu fakturowego: jakie pola istnieją, jak wygląda wspólny klucz dla klienta po obu stronach
Zatwierdzenie polityki własności pól: kto wygrywa przy konflikcie i co dzieje się z usuniętym klientem
Konto do wysyłki podsumowań zmian (Gmail lub inny dostawca poczty)
Decyzję, kto i jak często ręcznie przegląda wstrzymane wpisy w dzienniku
Wyraźną zgodę na aktywację na żywo po domknięciu przygotowań
// 05 czas wdrożenia · 06 cena
Cena
Wdrożenie (jednorazowo)Automatyzacja AI od 7 500 zł netto. Ta karta nie ma osobnej aktywnej ceny.
OpiekaOpieka opcjonalna, wyceniana indywidualnie.
Czas wdrożeniaustalany po zakresie
Zakres, stałą kwotę miesięczną i czas reakcji ustalamy przed startem. Płatna Opieka zaczyna się po ukończeniu i odbiorze uzgodnionego zakresu. Braki wdrożenia i naprawy gwarancyjne pokrywamy sami. Nowe procesy, role i integracje wyceniamy osobno.
Reguły, wyjątki, integracje i kryteria odbioru ustalam dla konkretnej firmy.
Czas wdrożenia
Wdrożenie u Ciebie trwa zwykle 1-2 tygodnie od przekazania dostępów. Czas idzie na podłączenie Twojego CRM i systemu fakturowego, zatwierdzenie zasad własności danych, konfigurację kont i testy przed uruchomieniem.
Skąd taka cena
Cena wynika z realnego zakresu, liczby wyjątków, integracji i ryzyka, nie z nazwy karty.
// next step
Pierwszy krok: bezpłatna diagnoza
Około 30 minut, u Ciebie albo online. Opowiadasz, jak dziś żyją dane klienta w Twoim CRM i w fakturach; mówię wprost, czy ten system ma u Ciebie sens.
