Agent AI w finansach firmy może zebrać faktury ze skrzynki, zestawić numer konta z kartoteką kontrahenta i złożyć paczkę przelewów do akceptacji. Pieniądze schodzą z rachunku po zatwierdzeniu tej paczki przez wskazaną osobę. Człowiek wpisuje do kartoteki nowy numer konta z faktury albo z maila.
Przykład z piątkowej skrzynki
Przykładowa firma usługowa, 8 osób, ma w piątek na wspólnej skrzynce dwie faktury dostawcy materiałów i mail bez załącznika.
| Wiadomość | Kwota | Końcówka rachunku | Szczegół |
|---|---|---|---|
| FV 14/2026 | 3 900 zł | 4412 | Zgodny z kartoteką tego NIP-u |
| FV 15/2026 | 3 900 zł | 4412 | Ta sama kwota i rachunek |
| Mail bez załącznika | 7 800 zł | 0091 | Adres łudząco podobny do adresu dostawcy |
Dwie faktury wskazują rachunek z kartoteki, a mail prosi o wpłatę na inny rachunek i zapowiada zamknięcie starego konta w poniedziałek.
Agent z odczytem skrzynki i kartoteki rozdziela trzy sprawy.
| Wiadomość | Decyzja | Podstawa decyzji |
|---|---|---|
| Dwie faktury | Szkic dla każdej | Rachunek zgodny z kartoteką; kwota i numer FV |
| Trzecia wiadomość | Bez szkicu | 0091 poza kartoteką; brak numeru FV; 7 800 zł to suma dwóch kwot |
Kartoteka wygląda tak samo jak w czwartek.
Dla każdej faktury powstaje szkic: odbiorca z kartoteki, kwota z faktury, w tytule numer dokumentu. Do sprawdzenia trafiają oba numery rachunków: końcówka 4412 z kartoteki dostawcy i końcówka 0091 z maila, razem z kwotą, nadawcą i powodem wstrzymania.
W poniedziałek zostaje telefon na numer z umowy z tym dostawcą oraz akceptacja dwóch szkiców w banku. Numer ze stopki maila do tego telefonu się nie nadaje.
Skąd bierze się pewność przy wpływach
Gdy klienci płacą tej samej firmie, ktoś siada do wyciągu i do listy otwartych faktur. W tytule jednego przelewu jest numer FV, w drugim „faktury wrzesień”, w trzecim sama kwota. Gdy ktoś przypisze wpłatę do innej faktury, zapłacona faktura zostaje otwarta. Ponaglenie idzie do klienta, który pieniądze już wysłał.
W szablonie dopasowania przelewów do faktur dalej idą tylko trzy wyliczone przypadki: numer faktury w tytule przelewu, dokładna kwota jednej otwartej faktury albo dokładna suma kilku faktur naraz. Poza nimi wiersz idzie do przeglądu z kandydatami i powodem: kwota pasuje do dwóch faktur, płatnik jest nieznany albo wiersz jest uszkodzony. Suma kilku faktur dotyczy wpływu na rachunek firmy.
Te przykłady pokazują, kiedy wpłata zamyka fakturę, wymaga wskazania przez człowieka albo zostaje odnotowana jako częściowa.
| Wpłata | Sytuacja | Wynik |
|---|---|---|
| 4 200 zł, tytuł FV 22/2026 | Wskazana jedna pozycja | Faktura zamknięta |
| 4 200 zł, bez numeru | Dwie otwarte faktury po 4 200 zł | Nie rozstrzyga; człowiek wskazuje fakturę |
| 2 000 zł | Faktura 4 200 zł | Wpłata częściowa; faktura otwarta |
Sama kwota nie rozstrzyga dopasowania, gdy pasuje do dwóch otwartych faktur.
Domyślna tolerancja w szablonie wynosi zero groszy. Nadpłata czeka na zasadę firmy. Szablon jej nie dopisuje.
Informacja o zapłacie jest zapisana w tabeli. Osobny obieg przypomnień może ją odczytać i wstrzymać kolejny monit. Wiadomości do klienta z tego szablonu nie wychodzą.
Dostęp do importu wymaga uwierzytelnienia, inaczej nic nie zostaje zapisane. Kolejny import tego samego wyciągu, po zakończeniu poprzedniego, nie dokleja tych samych przelewów, bo rozpoznaje je po danych z banku, a nie po numerze uruchomienia. Dwa importy tego samego wyciągu puszczone naraz mogą się zdublować. Przed użyciem prawdziwego wyciągu można przetestować proces na wbudowanym symulatorze, na fikcyjnych danych, bez połączenia z bankiem.
W szablonie dopasowania wynik liczy ustalona reguła: porządkowanie napisów, liczenie kwot i uzasadnienie przy wyniku. Wyciąg na wejściu jest już w ustalonym formacie. Banki różnią się układem dat i kwot, więc odczyt eksportu z danego banku jest osobną pracą.
Druga próba, gdy nie wiadomo, czy pierwsza doszła
Wracam do dwóch szkiców po 3 900 zł. Właściciel zatwierdza paczkę, bank zwraca błąd sesji, a przez kilka minut w historii rachunku pusto. Agent, który ma dopilnować płatności, widzi pusty ślad po swojej stronie i układa drugą paczkę na FV 14/2026 oraz FV 15/2026.
Przy fakturze sprzedażowej ten sam kłopot ma nazwany przebieg w obsłudze wyjątków przy wysyłce do KSeF.
Zapis zamiaru
Zanim faktura wyjdzie do systemu, zapisuje się zamiar wysyłki.
Brak odpowiedzi
Gdy mija czas oczekiwania i nie ma odpowiedzi, powstaje stan „wynik nieznany”, osobny od błędu i od potwierdzenia.
Sprawdzenie statusu
Co 30 minut obieg pyta system o tę konkretną wysyłkę, po jej identyfikatorze.
Warunek ponowienia
Jedna ponowna próba wchodzi w grę dopiero wtedy, gdy sam system odpowie, że takiej wysyłki nie było. Sam brak wpisu we własnej tabeli nie wystarcza, żeby wysłać fakturę ponownie.
Ta sama para, NIP sprzedawcy i numer faktury, z inną kwotą albo inną walutą, idzie do człowieka i nie wchodzi w ponowienie.
Przy paczce przelewów odpowiedzią, na którą się czeka, jest wyciąg albo status paczki w banku. Pusta tabela po stronie agenta znaczy, że wyniku jeszcze nie ma. Druga paczka na te same faktury czeka.
Ten szablon KSeF nie łączy się z prawdziwym systemem. Wysyłka i pytanie o status działają na próbnych odpowiedziach: przyjęcie, brak wysyłki, wynik nieznany, błąd. Podłączenie prawdziwego KSeF, razem z certyfikatem, jest osobną pracą.
Odczyt szeroki, zapis wąski
Dla tej przykładowej firmy podział wygląda tak.
| Czynność | Kto to robi |
|---|---|
| Czyta skrzynkę, faktury, wyciąg i kartotekę | agent |
| Składa szkic przelewu na rachunek już zapisany przy NIP-ie | agent |
| Zatwierdza paczkę w banku | człowiek |
| Wpisuje nowy numer konta do kartoteki | człowiek, po telefonie na numer znany wcześniej |
| Rozstrzyga nadpłatę i wpłatę częściową | człowiek, według zasad firmy |
| Ponawia wysyłkę, gdy nie wiadomo, czy poprzednia doszła | obieg czeka na status z banku albo z KSeF |
Agent dostaje cel i sam dobiera kroki, ale nie ma dostępu pozwalającego zlecać przelewy. Mail o zamknięciu konta nie uruchamia wtedy płatności. Prawo do wysłania paczki zostaje przy osobie, która zatwierdza ją w banku.
Wpis agent AI czy automatyzacja rozdziela cel, przy którym agent sam dobiera kroki, od procesu o wyznaczonej ścieżce. Przy płatnościach tej firmy reguła sprawdza kwotę i rachunek, zanim powstanie szkic.
CERT Polska w tekście z 21 marca 2023 opisał spear phishing na pracowników firm i instytucji publicznych. Najczęstszy wektor to e-mail z prośbą o natychmiastowe sprawdzenie stanu konta albo o aktualizację danych do przelewu. Podany numer należy do oszusta. Wiadomość bywa krótka albo ma stopkę instytucji i podpis osoby z kierownictwa, bo dane do stopki zwykle są publiczne. CERT Polska wskazuje, żeby sprawdzić takie żądanie innym kanałem niż ta wiadomość i nie ulegać presji czasu ani autorytetu.
Na stronie o fałszywych załącznikach CERT Polska pisze, że plik opisany jako faktura może zawierać złośliwy program. Numer konta na dokumencie porównujesz z numerem używanym na co dzień, także wtedy, gdy faktury się spodziewasz. Różnicę potwierdzasz telefonem, który już masz, albo numerem z oficjalnej strony firmy, zanim zlecisz przelew. Plik wyglądający jak faktura.pdf może w pełnej nazwie kończyć się na .exe. W tym przykładzie agent dostaje do odczytu plik o typie PDF.
Gdy odmowa trzyma się uzgodnionego zakresu
Miesiąc później ktoś mówi, że agent nie działa, bo nie wpisał końcówki 0091 do kartoteki. Ta odmowa mieści się w uzgodnionym zakresie: szkice powstają na rachunkach już zapisanych przy danym NIP-ie. Wpisanie nowego numeru do kartoteki oraz samodzielna wysyłka paczki do banku są osobnymi działaniami, poza tym zakresem.
Przelew, który wyszedł z rachunku, nie znika przez skasowanie wiersza w tabeli. W opisie zakresu takie działanie ma nazwaną osobę, która je zatwierdza, test i sposób cofnięcia. Szkic czekający w kolejce nie jest jeszcze takim działaniem.
Bezpłatna diagnoza trwa 30 minut. Kończy się nazwaniem problemu i następnym krokiem. Strona Asystent AI dla właściciela firmy opisuje, od jakiej roli zacząć.
Najczęstsze pytania
Czy agent AI może sam opłacać faktury?
W opisanym projekcie agent przygotowuje szkic przelewu, a człowiek zatwierdza płatność. Gdy w trakcie pojawia się błąd sesji, wynik bierze się ze statusu paczki albo z wyciągu. To, ile prób naliczył agent, nie zastępuje statusu paczki ani wyciągu.
Co zrobić, gdy na fakturze jest inne konto niż w kartotece?
Wstrzymać przelew i nie zapisywać nowego numeru. Do sprawdzenia trafiają oba numery rachunków: ten z faktury i ten zapisany w kartotece, razem z kwotą i powodem. Telefon idzie na numer z umowy albo z oficjalnej strony kontrahenta. CERT Polska traktuje prośbę o zmianę rachunku jako typowy krok spear phishingu, także przy mailu ze stopką osoby z kierownictwa.
Czy agent może dostać login księgowej do banku?
Login, którym zatwierdza się przelewy, zostaje przy osobie, która te przelewy akceptuje. Agent pracuje na odczycie skrzynki, eksportu wyciągu i kartoteki. Gdy dostanie dostęp pozwalający zlecać przelewy, mail od rzekomego dostawcy może skończyć się płatnością. Prośba, żeby z tego dostępu nie korzystał, zostawia mu ten dostęp.
Czy agent ma sam wysyłać ponaglenia?
W szablonie dopasowania wpływów informacja o zapłacie jest zapisana w tabeli. Osobny obieg może ją odczytać i wstrzymać monit. Wpłata częściowa nie zostawia informacji, że faktura jest zapłacona, więc decyzja o ponagleniu zostaje w firmie. List z przypomnieniem wysłany przez agenta jest już działaniem na zewnątrz.
Kiedy odmowa agenta jest wadą?
Gdy uzgodniony zakres mówi, że szkic na znany rachunek ma powstać z kwotą z faktury, a szkic nie powstaje albo ma inną kwotę, jest to wada działania. Gwarancja trwa 30 dni od odbioru i obejmuje wadę w uzgodnionym zakresie: system nie robi tego, co w tym zakresie opisano. Prośba, żeby agent dopisywał nowe numery kont albo sam wysyłał paczkę, jest nowym zakresem.
Źródła
- cert.pl: spear phishing na pracowników firm i instytucji: e-mail z żądaniem aktualizacji danych do przelewu, nowy numer należy do oszusta, weryfikacja innym kanałem niż ta wiadomość (artykuł z 21 marca 2023, sprawdzone 2026-10-04)
- cert.pl: załącznik opisany jako faktura może zawierać złośliwy program; inny niż zwykle numer konta potwierdza się znanym numerem telefonu albo numerem z oficjalnej strony przed przelewem; mylące rozszerzenie pliku (sprawdzone 2026-10-04)