Oferta w firmie usługowej wychodzi po kilku dniach, gdy w zapytaniu brakuje danych, a cenę musi zatwierdzić właściciel, który jest jeszcze na zleceniu. Automatyzacja wycen zaczyna się od sprawdzenia, czy przed przygotowaniem oferty zebrano potrzebne dane. Czas firmy liczysz od tego kompletu do potwierdzenia wysyłki.
Przykład jest wymyślony: firma usługowa, 8 osób, myje okna i szklane elewacje. Osoba w biurze odbiera maile. Właściciel odpisuje, gdy zjedzie z podnośnika.
Środa, 10:17, zanim jest proces
Zarządca biurowca pisze: „Około 60 okien, część na wysokości, elewacja szklana jakieś 40 m², jesteśmy 18 km od waszej bazy. Proszę o ofertę do piątku, zarząd zbiera się w poniedziałek.”
Do czwartku rano nikt tego nie otwiera. Na obiekcie jest awaria, właściciel jest na dachu.
W piątek o 15:10 właściciel dyktuje wycenę z pamięci, pomijając pozycję podnośnika z cennika:
| Pozycja | Założenie | Kwota |
|---|---|---|
| Okna | 60 okien po 25 zł | 1 500 zł |
| Elewacja | W cenie | Bez osobnej pozycji |
| Dojazd | „Jakoś wejdzie” | Bez osobnej pozycji |
| Podnośnik z cennika | Za dzień | 480 zł |
W piątkowych 1 500 zł pozycji podnośnika nie ma.
W poniedziałek zarząd kładzie obok ofertę innej firmy, z podnośnikiem jako osobną linią. Pretensja wraca do biura.
To przebieg bez procesu. Niżej ten sam mail idzie drugi raz: w środę biuro pyta o braki.
Ten sam mail, już z procesem
Automatyczna wycena usług rusza wtedy, gdy do reguły da się podstawić liczby.
Sprawdź zapytanie
Z maila ze środy do pól wchodzi dojazd, 18 km od bazy. „Około 60 okien”, „jakieś 40 m²” i „część na wysokości” zostają przy zapytaniu jako braki: skrzydła, metry z pomiaru, dni podnośnika.
Zapytaj o braki
W środę o 10:41 biuro wysyła te braki jako pytanie, bez ceny. Drugi mail z tą samą treścią i tym samym adresem dopisuje się do tego samego zapytania.
Zapisz komplet danych
W czwartek o 8:05 wraca odpowiedź: „64 skrzydła, elewacja 38 m² z pomiaru z zeszłego roku, podnośnik na jeden dzień, 18 km od bazy.” Ten mail jest kompletem; do 8:05 status brzmi „czeka na dane”, a oferta nie ma numeru.
Wpis zapytania z formularza, jeszcze przed cennikiem, rozpisałem przy obsłudze zapytań z formularza.
Cennik, z którego wolno liczyć
Cennik wymyślonej firmy określa stawki i warunki liczenia:
| Pozycja | Stawka | Warunek |
|---|---|---|
| Mycie skrzydła | 22 zł | Obie strony, bez podnośnika |
| Elewacja szklana | 16 zł za m² | Z podnośnika |
| Podnośnik | 480 zł za dzień | Osobna pozycja |
| Dojazd | 2,80 zł za kilometr | Powyżej 10 km od bazy, tam i z powrotem |
| Rabat | 10% | Tylko skrzydła, co najmniej 80 |
| VAT | 23% od sumy netto | Zaokrąglony do grosza |
Z tych wpisów wynika kwota każdej pozycji oferty.
Komplet danych daje następujące pozycje netto:
| Pozycja | Rachunek lub warunek | Kwota |
|---|---|---|
| Skrzydła | 64 × 22 zł | 1 408 zł |
| Rabat | Mniej niż 80 skrzydeł | 10% nie wchodzi |
| Elewacja | 38 m² × 16 zł | 608 zł |
| Podnośnik | Jeden dzień | 480 zł |
| Dojazd | 8 km × dwa kierunki × 2,80 zł | 44,80 zł |
Każda pozycja wynika z danych klienta i reguły cennika.
Podsumowanie oferty uwzględnia sumę pozycji i zaokrąglenie podatku:
| Etap | Rachunek lub zasada | Kwota |
|---|---|---|
| Suma netto | 1 408 + 608 + 480 + 44,80 | 2 540,80 zł |
| VAT przed zaokrągleniem | Od sumy netto | 584,384 zł |
| VAT w ofercie | Kolejna cyfra po groszu to 4 | 584,38 zł |
| Brutto | Netto z VAT | 3 125,18 zł |
Do oferty trafia VAT zaokrąglony do grosza.
Piątkowe dyktando różni się od wyceny z kompletu danych:
| Element porównania | Przebieg bez procesu |
|---|---|
| Założenie | 60 okien po 25 zł |
| Kwota | 1 500 zł |
| Różnica netto | Niższa o 1 040,80 zł |
Dyktando pominęło elewację, podnośnik oraz dojazd.
Gdyby ktoś wpisał 80 skrzydeł, bo do progu „brakowało niewiele”, zmieniłaby się podstawa linii:
| Etap | Rachunek lub warunek | Kwota |
|---|---|---|
| Skrzydła przed rabatem | 80 × 22 zł | 1 760 zł |
| Rabat | 10% od 1 760 zł | 176 zł |
| Skrzydła po rabacie | Po odjęciu rabatu | 1 584 zł |
| Skrzydła z odpowiedzi | 64 skrzydła, bez rabatu | 1 408 zł |
| Skutek wpisania 80 | Wzrost linii skrzydeł | 176 zł |
| Netto po zmianie | Elewacja, podnośnik i dojazd bez zmian | 2 716,80 zł |
| Netto przed zmianą | Z danych zarządcy | 2 540,80 zł |
Zarządca napisał 64, więc w polu zostaje 64.
Reguła z cennika składa kwotę, linia po linii; model czyta odpowiedź z czwartku i wpisuje odczytane dane:
| Pole | Odczytana wartość |
|---|---|
| Skrzydła | 64 |
| Elewacja | 38 m² |
| Podnośnik | Jeden dzień |
| Dojazd | 18 km |
Taki odczyt potrafi zawierać błąd.
Generowanie ofert AI układa z tych pól szkic: numer, cztery linie, 14 dni ważności. Stawki zostają w tabeli.
Gdy w innym mailu tego zarządcy pada „poprosimy o 15%, bo jesteśmy wspólnotą”, model może zaznaczyć to zdanie. Piętnastu procent w regule nie ma. Na ekranie dalej stoi 2 540,80 zł netto, dopóki właściciel sam nie zapisze innej decyzji: procent, powód, data.
Co widać przed akceptacją
W czwartek o 8:06 szkic OF-214 leży w kolejce, obok zdania zarządcy. Właściciel o 11:20 sprawdza, czy 64 wzięło się z odpowiedzi, i akceptuje cenę.
Na szkicu mają stać stawki zgodne z cennikiem:
| Pozycja | Stawka na szkicu |
|---|---|
| Skrzydło | 22 zł |
| Elewacja | 16 zł za m² |
| Podnośnik | 480 zł za dzień |
| Dojazd | 2,80 zł za kilometr |
| Rabat | Pusty |
Jeśli szkic dopisał zdanie o odpowiedzialności za zalanie serwerowni, właściciel wykreśla je przed akceptacją.
Kolejkę, w której leżą treść, pozycje i adresat, rozpisałem przy akceptacji w automatyzacji.
Automatyczną wysyłkę można uruchomić po zapisaniu warunków i sprawdzeniu ich na przykładowych zapytaniach: usługa z cennika, pełne dane, rabat od progu, kwota poniżej limitu ustawionego u nich. Prośba o 15% zostaje u właściciela.
Wysyłka i jeden monit
Wiadomość do zarządcy wychodzi o 11:21. W tym przykładzie skrzynka po udanym wysłaniu zwraca identyfikator wiadomości, i dopiero on ustawia status „wysłano”. O 8:06 było jeszcze „przygotowanie”. Inna poczta może potwierdzać wysyłkę inaczej. Ten identyfikator nie pokazuje, czy zarządca otworzył mail.
Gdy identyfikatora brak, bo połączenie padło w połowie, status zostaje „do wysłania”. Osoba w biurze zagląda do folderu wysłanych, zanim wyśle cokolwiek drugi raz. Dwa maile z OF-214 w odstępie kwadransa czytają się jak dwie oferty.
Monit wychodzi piątego dnia bez odpowiedzi i powtarza numer OF-214, kwotę netto oraz dzień ważności:
| Element | Kwota lub stawka |
|---|---|
| Kwota netto w monicie | 2 540,80 zł |
| Stawka skrzydła przy wysyłce | 22 zł |
| Nowa stawka przed monitem | 24 zł |
Zmiana stawki między wysyłką a monitem zostawia OF-214 przy starej kwocie.
Nowa stawka dostaje nowy numer, nowe przeliczenie i nową akceptację.
Godziny, które zapisujesz osobno
Przy każdym zapytaniu zapisujesz godziny kolejnych etapów: wpłynęło, komplet danych, policzone, akceptacja, wysłane.
Czas firmy biegnie od kompletu danych do identyfikatora wysyłki, a reakcję na niepełne zapytanie zapisujesz osobno:
| Pomiar | Początek | Koniec | Czas |
|---|---|---|---|
| Czas firmy, czwartek | Komplet danych, 8:05 | Identyfikator wysyłki, 11:21 | 3 godziny 16 minut |
| Reakcja na braki, środa | Wpływ maila, 10:17 | Pytanie o braki, 10:41 | 24 minuty |
Czas przy brakach nie wchodzi do 3 godzin 16 minut.
Termin z maila sprawdzasz wobec godziny wysyłki. Prosili o ofertę do piątku, przed zebraniem zarządu w poniedziałek. Szybka oferta dla klienta wyszła w czwartek o 11:21, więc piątkowy termin jest dotrzymany.
Nazwy początku, braków, decyzji i wysyłki bierzesz z wątku, który już przeszedł przez firmę. Tak wygląda mapowanie procesów w firmie.
Raz w tygodniu wystarczy lista: oferty, które po komplecie danych czekały dłużej niż jeden dzień roboczy, oraz te, które minęły termin podany przez klienta. OF-214 na niej nie stoi. Stoi sprawa z kompletem w czwartek i akceptacją w poniedziałek, bo podczas pracy właściciela na dachu nikt go nie zastępował przy akceptacji ofert.
Korekta stawki i świetliki
Gdy OF-214 wyjdzie ze stawką niezgodną z cennikiem, porównanie wygląda tak:
| Miejsce | Stawka za skrzydło |
|---|---|
| Wysłana oferta | 24 zł |
| Cennik | 22 zł |
Skoro reguła miała wziąć 22 zł, w przyjętym zakresie jest to wada.
Właściciel wysyła korektę ze stawką z cennika.
Mail „dorzućcie mycie świetlików, 31 zł za m²” dotyczy linii spoza tabeli. Zanim szkic ją policzy, reguła potrzebuje jednostki, stawki i osoby, która ją akceptuje. Dopisanie świetlików jest zmianą zakresu.
Ten przebieg jako wdrożenie
Taki ciąg składam jako Automatyzację AI: nazwany proces, reguły, integracja, testy i przekazanie. Zgłoszenie policzone z cennika, z zatrzymaniem oferty, która nie mieści się w regule, jest na karcie błyskawicznej wyceny.
Jeśli oferty wychodzą u Ciebie po kilku dniach, pierwszy krok to bezpłatna diagnoza: 30 minut, decyzja, czy jest dopasowanie, nazwany problem i rekomendowany następny krok. Wycena zakresu przychodzi mailem po tej rozmowie.
Najczęstsze pytania
Handlowiec mówi, że oferta była gotowa rano, a klient dostał ją w piątek. Która godzina się liczy?
Godzina szkicu i godzina wysyłki to dwa osobne zapisy. Plik gotowy o 8:06, a wysłany w piątek o 15:10, jest ofertą piątkową. Termin klienta sprawdzasz osobno, wobec godziny wysyłki.
Osoba przy telefonie chce podać widełki, bo klient czeka na linii. Co jej powiedzieć?
Widełki z pamięci stają się drugą ceną, którą klient porówna z późniejszą OF-214. Przy telefonie padają braki: skrzydła, metry, podnośnik. Kwota wychodzi z reguły, po akceptacji właściciela.
Handlowiec obiecał 15% przez telefon, zanim powstała OF-214. Co z kwotą?
Obietnica z rozmowy zostaje notatką przy zapytaniu. Reguła dalej pokazuje 2 540,80 zł netto. Rabat wchodzi do oferty, gdy właściciel zapisze procent, powód i datę. Szkic sam tej obniżki nie dopisuje, także gdy w notatce stoi „dla stałego klienta”.
Stawka w cenniku się zmieniła, a klient odpisuje na starą ofertę. Liczyć od nowa?
Do dnia ważności OF-214 obowiązuje kwota z tamtej wysyłki. Po tym dniu powstaje kolejny numer, z aktualnych stawek, i czeka na akceptację. Podmiana 22 zł na 24 zł w starym wątku zostawia dwie liczby przy jednym numerze.
W cenniku są widełki, na przykład 18-26 zł za skrzydło. Którą liczbę wziąć?
Przy widełkach 18-26 zł za skrzydło w cenniku ma stać warunek, na przykład parter albo piętro. Zanim warunek jest zapisany, pole ceny zostaje puste i zapytanie czeka. Środek przedziału wpisany bez warunku jest zgadywaniem.
Źródła
- developers.openai.com: dokumentacja pokazuje wyodrębnianie danych z tekstu do ustalonej struktury i zaznacza, że taka odpowiedź nadal może zawierać błędy. Nie potwierdza bezbłędnego odczytu każdego zapytania (sprawdzone 2026-10-04)
- developers.google.com: w Gmailu udane wysłanie zwraca wiadomość. To potwierdzenie operacji wysłania, nie dowód, że odbiorca ją przeczytał. Dokumentacja dotyczy Gmaila, nie każdej poczty. W artykule identyfikator jest założeniem przykładowej firmy (sprawdzone 2026-10-04)
- developers.google.com: zwrócona wiadomość zawiera niezmienny identyfikator. Sam identyfikator nie jest potwierdzeniem odczytu (sprawdzone 2026-10-04)
- podatki.gov.pl: podstawowa stawka VAT wynosi 23% od 1 stycznia 2011 r. Strona nie rozstrzyga opodatkowania konkretnego zlecenia. W artykule 23% jest stawką z cennika wymyślonej firmy (sprawdzone 2026-10-04)