Ten artykuł nie jest poradą prawną.
Skrzynkę da się podłączyć do asystenta AI. Zanim to zrobisz, zapisz na jednej stronie, czyje dane asystent będzie mógł odczytać, gdzie będą przetwarzane i kto przetwarza je na polecenie Twojej firmy.
Przykład: firma usługowa, 8 osób. Właściciel chce, żeby asystent układał zapytania z etykiety „zapytania”. W tej samej skrzynce leży skan zwolnienia lekarskiego. Skan ma zostać poza dostępem po sprawdzeniu treści i załączników.
Przebieg układania wiadomości jest opisany przy automatycznej segregacji maili.
Jakie dane wpuszczasz
Do asystenta ma wejść etykieta „zapytania”: klienci piszący we własnym imieniu, pracownicy biura w polu DW, imię, służbowy e-mail i treść zapytania. Folder kadry zostaje poza tym dostępem, jeśli przegląd pokaże, że asystent go nie widzi.
Cel to ułożyć zapytanie i przygotować szkic, który wysyła człowiek. Artykuł 5 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 każe zbierać dane w konkretnym, wyraźnym i prawnie uzasadnionym celu i nie używać ich dalej w sposób z tym celem niezgodny. Wykorzystanie tych wiadomości do oceny pracowników wymaga osobnej oceny dopuszczalności. Artykuł 5 ust. 1 lit. c ogranicza dane do niezbędnych przy tym celu.
Gdzie dane są przetwarzane i jak długo zostają
Sam wpis „u dostawcy” nie mówi, który produkt trzyma dane. Na kartce rozdzielasz przechowywanie od przetwarzania.
Na API OpenAI dane wysłane od 1 marca 2023 nie służą do trenowania modeli, dopóki klient sam nie włączy udostępniania. Logi nadużyć zostają do 30 dni, dłużej, gdy wymaga tego prawo albo gdy ochrona usługi lub osoby trzeciej jest rozsądnie potrzebna. Brak retencji, u OpenAI pod nazwą zero data retention, wchodzi po wcześniejszym zatwierdzeniu.
Z dostawcą ustalasz, co zapisuje, na jak długo i jak to usuwa. Część produktów trzyma stan rozmowy domyślnie co najmniej 30 dni, a umowa o braku retencji ten zapis wyłącza. Pliki i zapisane wątki zostają do skasowania. Dodatkowa kopia całej skrzynki może mieć dłuższy termin niż log nadużyć.
Domyślny brak trenowania obejmuje ChatGPT Enterprise, Business, Edu, for Healthcare, for Teachers i API. Konto prywatne sprawdzasz osobno. U uprawnionych klientów region z panelu, jeśli panel go pokazuje, opisuje przechowywanie treści. Przechowywanie treści w wybranym regionie nie obejmuje konta, metadanych ani rozliczeń. Miejsce przetwarzania potwierdzasz osobno.
U Anthropic rozmowy na API, w konsoli i w Claude for Work nie służą do trenowania, poza Development Partner Program, świadomym oddaniem materiału i oceną odpowiedzi wraz z materiałem, którego dotyczy. W umowie powierzenia administratorem jest firma będąca klientem, a Anthropic podmiotem przetwarzającym. Wejścia i wyjścia API znikają w ciągu 30 dni, poza plikami, umową o braku retencji, zasadami użytkowania i obowiązkiem prawnym. Rozmowa oznaczona jako naruszenie tych zasad może zostać do 2 lat, wynik klasyfikacji do 7 lat, a materiały przekazane z oceną do 5 lat. W Claude for Work rozmowa czeka na skasowanie i znika z zaplecza w ciągu 30 dni po nim.
W przykładzie zostaje API OpenAI, bez zapisu wątków. Przechowywanie i przetwarzanie zostają do potwierdzenia, osobno.
Artykuł 5 ust. 1 lit. e każe przechowywać dane nie dłużej, niż potrzeba do celu. Gdy przepis nie podaje liczby dni, administrator ustala usunięcie albo przegląd. UODO wiąże to z motywem 39. Firma z przykładu zakłada 12 miesięcy od zamknięcia wyceny, a potem usuwa wiadomości z tego dostępu i ich kopie albo robi przegląd. Dwanaście miesięcy jest założeniem przykładu.
Kto przetwarza dane i co ma być w umowie
Administrator, art. 4 pkt 7, sam albo z kimś ustala cele i sposoby. Podmiot przetwarzający, art. 4 pkt 8, przetwarza dane w imieniu administratora, wyłącznie na udokumentowane polecenie, i nie staje się administratorem. Na umowie po angielsku szukasz słowa processor.
Cele w przykładzie ustala firma usługowa. Administratorem może być przedsiębiorca prowadzący działalność albo spółka. Przy spółce jest nim spółka, a właściciel podejmuje decyzję w jej imieniu. Dostawca przygotowujący szkic na polecenie tej firmy jest kandydatem na podmiot przetwarzający. Firma wdrożeniowa z loginem do skrzynki też. UODO podaje firmę informatyczną jako typowy przypadek powierzenia. Umowa z dostawcą modelu nie obejmuje automatycznie dostępu firmy wdrożeniowej do oferty@.
Przy wyborze firmy do wdrożenia AI dopytaj o login do skrzynki, wgląd w logi, osobne powierzenie i o to, czy produkt trenuje na treści.
Artykuł 28 ust. 1 wymaga podmiotu z wystarczającymi gwarancjami środków technicznych i organizacyjnych. Ust. 3 wymaga umowy: przedmiot, czas, charakter, cel, rodzaj danych, kategorie osób, obowiązki i prawa administratora. W przykładzie są to klienci i pracownicy w DW, imię, służbowy e-mail, treść zapytania, szkic bez wysyłki. Wpis „dane zgodnie z usługą” zostawia te rubryki puste.
Ust. 2 zabrania oddania danych kolejnemu podmiotowi bez uprzedniej pisemnej zgody, szczegółowej albo ogólnej. Przy zgodzie ogólnej dostawca uprzedza o zmianie i umożliwia sprzeciw, zanim podpowierzenie ruszy. Cicha podmiana wykazu na stronie, według Prezesa UODO, tego warunku nie spełnia, a kolejny podmiot bierze te same obowiązki, ust. 4. U Anthropic pisemny sprzeciw z uzasadnionej obawy o prywatność albo bezpieczeństwo ma 15 dni, potem zgoda wchodzi. Przy OpenAI zapisujesz kanał zawiadomienia obok listy podmiotów. Ust. 3 lit. h zostawia informacje do wykazania zgodności i audyt. Klauzula odcinająca audyt jest, w ocenie Prezesa UODO, sprzeczna z rozporządzeniem.
Dane o zdrowiu
Artykuł 9 ust. 1 co do zasady zakazuje przetwarzania danych o zdrowiu. Wyjątki z ust. 2 mają własne warunki. Który pasuje, wskazuje osoba prowadząca u Was ochronę danych.
Motyw 35, w brzmieniu przywoływanym przez UODO, zalicza do zdrowia dane ujawniające przeszły, obecny albo przyszły stan zdrowia. Skan zwolnienia taki stan ujawnia. Wiadomość „jestem chory, nie przyjdę” też.
W umowie powierzenia Anthropic szczególne kategorie mają wpis „None”. Skan nie mieści się w powierzeniu napisanym pod zapytania ofertowe. Folder kadry można odciąć, a etykietę „zapytania” zostawić, tylko jeżeli sprawdzono faktyczny zakres dostępu i treść przekazywanych wiadomości. Nazwa etykiety nie pokazuje, czy w środku jest informacja o zdrowiu, cytowana korespondencja albo załącznik.
Kartka, którą zostawiasz w firmie
| Rubryka | Wpis w przykładzie |
|---|---|
| Źródło | oferty@, etykieta „zapytania”, po sprawdzeniu zakresu dostępu i treści |
| Osoby | klienci piszący we własnym imieniu; pracownicy w DW |
| Dane | imię, służbowy e-mail, treść zapytania |
| Cel | szkic odpowiedzi, wysyła człowiek |
| Produkt | API OpenAI, bez zapisu wątków |
| Przechowywanie | do potwierdzenia |
| Przetwarzanie | do potwierdzenia osobno |
| Trenowanie | wyłączone, dopóki klient sam nie włączy udostępniania |
| Log dostawcy | nadużycia do 30 dni, dłużej przy prawie albo ochronie usługi |
| Kopia w firmie | założenie: 12 miesięcy od zamknięcia wyceny, potem usunięcie wiadomości i kopii albo przegląd |
| Podmioty | dostawca modelu, powierzenie z datą; firma wdrożeniowa osobno, jeśli ma login |
| Podprocesorzy | do potwierdzenia: kanał zawiadomienia przed dopisaniem nowego |
| Wyłączone | folder kadry, skany zwolnień, wiadomości o chorobie, po sprawdzeniu treści i załączników |
Pod kartką zostają data i nazwisko. Zmiana produktu albo sposobu dostępu do skrzynki oznacza nową kartkę. Wysyłka maila przez asystenta dochodzi osobną rubryką: kto zatwierdza adresata i co robicie, gdy list pójdzie pod zły adres.
Co z tego wchodzi do zakresu wdrożenia
W Kuliberda Labs dokument zakresu nazywa dane, konta, użytkowników, role i integracje. Działania zewnętrzne i nieodwracalne są w nim nazwane razem z zasadą akceptacji, testem i sposobem wycofania. Nowe konto, nowe źródło albo wysyłka spoza tego zapisu jest zmianą zakresu. Kartkę na własnej skrzynce można rozpisać na bezpłatnej diagnozie przez kontakt. Diagnoza trwa 30 minut i kończy się decyzją o dopasowaniu, nazwanym problemem i następnym krokiem.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wkleić umowę z danymi klienta do czatu, z którego korzystam prywatnie?
Domyślny brak trenowania u OpenAI dotyczy nazwanych planów organizacyjnych i API. Login prywatny sprawdzasz w ustawieniach tego produktu: czy treść może iść do trenowania i jak długo zostaje w historii. Dopóki tego nie sprawdzisz, umowa zostaje na koncie firmowym.
Czy umowa z dostawcą modelu obejmuje firmę, która podłącza skrzynkę?
Umowa z dostawcą modelu nie obejmuje automatycznie firmy, która podłącza skrzynkę. Login do oferty@ i wgląd w logi zapisujesz w osobnym powierzeniu.
Zwolnienia leżą w tej samej skrzynce co zapytania. Czy odpuszczam asystenta?
Asystenta przy zapytaniach zostawiasz po sprawdzeniu dostępu i treści oraz po odcięciu folderu kadry i wiadomości o chorobie. Etykieta „zapytania” zostaje, gdy ten przegląd nie znajdzie informacji o zdrowiu, cytowanej korespondencji ani takiego załącznika. Artykuł 9 ust. 1 co do zasady zakazuje przetwarzania danych o zdrowiu, a wyjątek z ust. 2 wybiera osoba prowadząca u Was ochronę danych, zanim skan dotrze do asystenta.
Dostawca pisze, że logi znikają po 30 dniach. Czy wpisuję 30 dni i zamykam temat?
Wpisujesz nazwę produktu. U OpenAI na API 30 dni dotyczy logu nadużyć, pliki zostają do skasowania, a część produktów trzyma stan rozmowy co najmniej 30 dni, o ile nie ma umowy o braku retencji. U Anthropic ta liczba ma wyjątki, a Claude for Work trzyma rozmowę do czasu usunięcia.
Nie mamy inspektora ochrony danych. Kto podpisuje kartkę?
Administratorem jest podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania. Przy jednoosobowej działalności może nim być przedsiębiorca. Przy spółce kartka wskazuje spółkę, także wtedy, gdy podpisuje ją właściciel. Umowę powierzenia czyta osoba, która odpowiada u Was za ochronę danych.
Źródła
- eur-lex.europa.eu: rozporządzenie 2016/679, w tym art. 5, art. 9 i art. 28 (sprawdzone 2026-10-04)
- uodo.gov.pl: definicje administratora (art. 4 pkt 7) i podmiotu przetwarzającego (art. 4 pkt 8) oraz polecenie z art. 28 ust. 3 lit. a (sprawdzone 2026-10-04)
- uodo.gov.pl: umowa powierzenia przy współpracy z firmą informatyczną (sprawdzone 2026-10-04)
- uodo.gov.pl: minimalizacja danych, art. 5 ust. 1 lit. c (sprawdzone 2026-10-04)
- uodo.gov.pl: ograniczenie celu, art. 5 ust. 1 lit. b, oraz ograniczenie przechowywania, art. 5 ust. 1 lit. e (sprawdzone 2026-10-04)
- uodo.gov.pl: termin usuwania albo przeglądu, gdy przepis nie podaje okresu, motyw 39 (sprawdzone 2026-10-04)
- uodo.gov.pl: gwarancje z art. 28 ust. 1 i prawo informacji oraz audytu z art. 28 ust. 3 lit. h (sprawdzone 2026-10-04)
- uodo.gov.pl: zgoda na podprocesora, art. 28 ust. 2, i obowiązek aktywnego zawiadomienia (sprawdzone 2026-10-04)
- orzeczenia.uodo.gov.pl: art. 9 ust. 1 i motyw 35 o danych dotyczących zdrowia (sprawdzone 2026-10-04)
- developers.openai.com: trenowanie API od 1 marca 2023, log nadużyć do 30 dni, zero data retention, retencja, przechowywanie treści i rozróżnienie od przetwarzania (sprawdzone 2026-10-04)
- openai.com: domyślny brak trenowania na planach organizacyjnych i API, retencja dla uprawnionych organizacji, regiony (sprawdzone 2026-10-04)
- privacy.claude.com: produkty komercyjne Anthropic a trenowanie modeli (sprawdzone 2026-10-04)
- privacy.claude.com: retencja API i Claude for Work, wyjątki 2 lat, 7 lat i 5 lat (sprawdzone 2026-10-04)
- anthropic.com: administrator i podmiot przetwarzający, szczególne kategorie „None”, zawiadomienie o podprocesorze i 15 dni na sprzeciw (sprawdzone 2026-10-04)