Masz dwie albo trzy oferty na wdrożenie AI. Podpisujesz tę, w której widać, co powstanie, jak sprawdzisz, czy wykonawca dostarczył uzgodniony wynik, kto płaci za modele i konta oraz co po odbiorze jest wadą, a co nową pracą.
Pytania zadajesz firmie, której ofertę masz na stole. Inna firma może odpowiedzieć równie konkretnie, własnym zapisem w umowie. Bez opisu zakresu i odbioru trudno porównać ceny.
Co kupujesz i po czym to odbierasz
Przykładowa firma usługowa, osiem osób, dostaje dwie oferty. Jedna ma tytuł „asystent AI do zgłoszeń”. Druga rozpisuje wynik: asystent zbiera zgłoszenia serwisowe bez adresu albo bez opisu usterki, układa z nich listę na poniedziałek, a człowiek zatwierdza wysyłkę do klienta. W poniedziałek sprawdzisz tę listę według ustalonych kryteriów. Sam tytuł „do zgłoszeń” zostawia zakres otwarty, bo dla Ciebie znaczy co innego niż dla osoby, która buduje system.
Pytanie. Co konkretnie powstaje i po czym obie strony uznają, że praca jest skończona?
Dobra odpowiedź. Wykonawca nazywa proces, wynik na danych firmy i rzeczy świadomie poza zakresem. Obok podaje, ile dni masz na zgłoszenie niezgodności i ile tur poprawek dotyczy tego samego zakresu. W ofercie widać stałą kwotę za nazwany wynik albo stawkę za godziny. Stawka pasuje do zakresu, którego jeszcze nie da się oszacować. Umowa ma wtedy uzgodniony limit kosztów albo etap rozpoznania, a po etapie wraca cena za nazwany wynik.
Zła odpowiedź. „Wdrożymy AI, szczegóły dopniemy w trakcie”, zanim ktokolwiek nazwał proces. Protokół odbioru zostaje pusty.
Kto płaci za model, API i konta
Pytanie. Kto opłaca model, interfejs programistyczny (API), hosting i konta, z których system korzysta?
Dobra odpowiedź. Przy modelu albo kluczu API, przy hostingu i przy kontach, które system otwiera (poczta, CRM, dysk), widać właściciela, płatnika i to, co się dzieje, gdy limit się skończy albo karta wygaśnie. Po odbiorze zostają koszty korzystania z systemu. Zależą od abonamentu albo od zużycia API. OpenAI rozdziela abonament ChatGPT i platformę API rozliczaną według użycia modeli i funkcji. Inny dostawca może liczyć inaczej, więc oferta podaje zasadę i płatnika.
Zła odpowiedź. „AI jest w cenie” miesza pracę ludzi, którzy stawiają system, z opłatami po odbiorze. Jeśli oferta pomija koszty korzystania z systemu, możesz dostać osobną fakturę.
Co jest wadą, a co zmianą
W tej samej firmie w poniedziałek lista jest pusta, choć w skrzynce są zgłoszenia bez adresu albo bez opisu usterki, a kryterium mówiło, że mają się na niej znaleźć. Prośba, żeby asystent w niedzielę sam odpisywał klientom i dopisywał kwotę z cennika, dokłada wysyłkę na zewnątrz.
Pytanie. Która uwaga po odbiorze jest naprawą wady, a która nową pracą z osobną wyceną?
Dobra odpowiedź. Wada zachodzi, gdy system nie działa tak, jak zapisano w zakresie i w kryteriach. Wynik spoza tego zapisu dostaje wycenę, zanim ktokolwiek go buduje.
Zła odpowiedź. „Przez pierwszy miesiąc dopracujemy, aż będzie pan zadowolony” wkłada nowe pomysły do tej samej faktury albo kończy się aneksem bez kwoty. Wykonawca żąda osobnej zapłaty za naprawę listy, która nie spełnia kryteriów odbioru.
Gwarancja w tej ofercie
Pytanie. Jak długo trwa gwarancja w tej ofercie, od kiedy i co wykonawca naprawia bez nowej faktury?
Dobra odpowiedź. Umowa podaje liczbę dni gwarancji i dzień, w którym ten okres się zaczyna. Gdy startem jest odbiór, okres gwarancji biegnie od dnia odbioru. Pomysł spoza kryteriów dostaje osobną wycenę.
Zła odpowiedź. Zapis nie podaje liczby dni ani dnia startu. „Jesteśmy w kontakcie” starcza na tydzień po odbiorze. „Na wszystko, co przyjdzie wam do głowy w pierwszym miesiącu” dokleja pomysły do napraw.
Utrzymanie po odbiorze
Pytanie. Kto po odbiorze sprawdza działanie systemu i reaguje na awarie, od kiedy i co wchodzi w stałą kwotę?
Dobra odpowiedź. Przed startem znasz datę, kwotę, listę systemów i integracji, częstotliwość przeglądu, spodziewane zgłoszenia i cel czasu reakcji. Nowe procesy, integracje i role wyceniasz w dniu, w którym ich chcesz. Dokumentację i instrukcję odbierzesz bez abonamentu, a pomoc zamówisz osobno.
Zła odpowiedź. Utrzymanie doklejone do ceny wdrożenia, bez daty startu i bez listy prac, w drugim miesiącu nie określa, kto naprawi usterkę i kto za to zapłaci. Obietnica dyżuru przez całą dobę nic nie rozstrzyga, gdy w załączniku nie ma celu reakcji.
Konta, dane osobowe i czynności na zewnątrz
Pytanie. Na czyich kontach działa system, kto poza Tobą ma dostęp i gdzie są dane osobowe?
Dobra odpowiedź. Poczta, CRM, dysk i hosting zostają Twoje. Wykonawca wchodzi na czas budowy przez osobne konto, któremu możesz odebrać dostęp. Umowa podaje sposób wyłączenia i listę dostępów po odbiorze. W Google Workspace administrator może zawiesić konto użytkownika, co blokuje dostęp do usług Google. Sesja Google Chat rozpoczęta wcześniej może trwać do swojego zakończenia. Przy CRM i hostingu procedurę wpisuje wykonawca, bo dokumentacja Google ich nie opisuje.
Gdy system czyta dane osobowe klientów albo pracowników, umowa wskazuje, gdzie te dane są. Jeśli wykonawca przetwarza je w Twoim imieniu, art. 28 ust. 3 RODO wymaga wiążącej umowy albo innego instrumentu prawnego. Wysyłka do klienta i inna czynność ze skutkiem poza firmą mają osobę zatwierdzającą, test i sposób cofnięcia.
Zła odpowiedź. „Proszę o hasło do skrzynki”, jedno na całą firmę, plus kopie danych na koncie wykonawcy. O wysyłce dowiadujesz się z odpowiedzi klientów.
Gdy wykonawca zniknie
Kto ma budować system, jest w osobnym tekście: kto zbuduje Twojego agenta AI. Tutaj sprawdzasz, czy możesz zmienić wykonawcę bez zatrzymania pracy.
Pytanie. Jeśli za pół roku wykonawca nie odbiera telefonu, czy osoba, którą sam zatrudnisz, utrzyma system?
Dobra odpowiedź. Osoba, która przejmuje system, dostaje dostęp do kodu albo do konfiguracji, uprawnienia do ich użycia i zmian oraz instrukcję uruchomienia i odtworzenia systemu. W paczce jest też miejsce, w którym system działa, sposób wyłączenia i lista kont, które zostają w firmie. Zanim podpiszesz umowę, ktoś z firmy robi próbę bez telefonu do wykonawcy: uruchamia system, wyłącza go, uruchamia ponownie i zmienia jedną rzecz w konfiguracji.
Zła odpowiedź. Instrukcji nie ma, a każda czynność wymaga rozmowy z wykonawcą. Przy urlopie albo zamkniętej działalności ludzie w firmie nie umieją uruchomić systemu.
Dokumentacja na poniedziałek
Przed podpisaniem umowy ustal, co dostaniesz przy odbiorze.
Pytanie. Czy w dniu odbioru jest instrukcja dla osoby, która w poniedziałek skorzysta z systemu bez telefonu do wykonawcy?
Dobra odpowiedź. Paczka z dnia odbioru zawiera opis procesu, kryteria, instrukcję użycia, listę kont, miejsce uruchomienia i sposób wyłączenia. W obsłudze zgłoszeń zwykła sprawa ma adres i opis usterki, więc serwisant ją dostaje. Brak adresu albo brak opisu usterki jest w tej obsłudze wyjątkiem. Asystent zbiera te zgłoszenia na listę na poniedziałek. Instrukcja rozpisuje oba przebiegi i moment, w którym człowiek zatwierdza wysyłkę. Przed odbiorem ta osoba przechodzi jeden prawdziwy przypadek. Przy zgłoszeniu bez adresu wie, czy dopisać adres, czy odesłać sprawę.
Zła odpowiedź. Slajdy o tym, czym jest AI, albo nagranie z klikania po ekranie, bez kroków tego procesu. Na próbie osoba z firmy nie wie, co zrobić ze zgłoszeniem bez adresu i kto zatwierdza wysyłkę.
Przy jednej roli dla właściciela ten sam zestaw pytań dotyczy wdrożenia agenta AI w Krakowie.
Jak odpowiada Kuliberda Labs
Kuliberda Labs podaje cenę za ustalony zakres mailem, po bezpłatnej diagnozie albo po specyfikacji. Okno odbioru i kryteria zapisujemy w umowie, a strona wdrożeń AI opisuje drogę od diagnozy do odbioru. Opieka jest opcjonalna: przed startem ustalamy kwotę, zakres interwencji i cel reakcji. Dokumentację i instrukcję możesz odebrać bez abonamentu i zamawiać pomoc osobno. Gwarancja trwa 30 dni od odbioru: wadę w zaakceptowanym zakresie naprawiamy na koszt Kuliberda Labs i ta praca nie zużywa Opieki.
Jeśli po tych pytaniach dwie oferty dalej trudno porównać, napisz przez kontakt. Diagnoza trwa 30 minut i jest bezpłatna.
Najczęstsze pytania
Czy tańsza oferta jest gorsza?
Tańsza oferta może obejmować węższy zakres, na przykład jeden proces z kryteriami odbioru. Zgodny wynik i zgodne kryteria pozwalają porównać samą kwotę. Gdy wynik się różni, do kwoty dokładasz okno odbioru, płatnika API i to, co oferta nazywa wadą.
Czy przed wyceną trzeba zamówić płatną analizę?
Przy prostym, znanym procesie wycena może powstać po krótkiej rozmowie. Płatną analizę zamawiasz, gdy procesu nie da się nazwać, są integracje albo ryzyko nie pozwala podać stałej ceny. Po takiej analizie masz zakres i kryteria odbioru oraz kwotę budowy.
Czy pierwszy miesiąc po wdrożeniu jest paczką darmowych poprawek?
Długość gwarancji i dzień jej startu bierzesz z oferty, którą podpisujesz. Wada to wynik, który nie spełnia zapisanych kryteriów. Pomysł, którego w kryteriach nie było, dostaje osobną wycenę, także gdy wpada w pierwszy miesiąc.
Co zrobić, gdy wykonawca prosi o hasło do firmowej poczty?
Hasła współdzielonego na całą firmę nie przekazuj. Wykonawca dostaje dostęp na czas budowy przez osobne konto, któremu możesz odebrać dostęp. Umowa nazywa wysyłkę do klientów: kto zatwierdza, jaki jest test i jak cofnąć skutek.
Jak porównać oferty, które nazywają co innego?
Sprowadź obie do jednego procesu i jednego wyniku. W przykładzie z firmą ośmioosobową jest nim lista zgłoszeń bez adresu albo bez opisu usterki na poniedziałek, z wysyłką po zatwierdzeniu przez człowieka. Na tym opisie widać, która oferta podaje kryteria odbioru.
Źródła
- eur-lex.europa.eu: art. 28 ust. 3 RODO wymaga wiążącej umowy albo innego instrumentu prawnego, gdy podmiot przetwarza dane osobowe w imieniu administratora (sprawdzone 2026-10-04)
- help.openai.com: OpenAI rozdziela abonament ChatGPT i API rozliczane według użycia modeli oraz funkcji (sprawdzone 2026-10-04)
- knowledge.workspace.google.com: administrator Google Workspace może zawiesić konto użytkownika. Zawieszenie blokuje dostęp do usług Google. Sesja Google Chat rozpoczęta wcześniej może trwać do swojego zakończenia (sprawdzone 2026-10-04)