n8n czy Zapier: co wybrać w małej firmie

Przy formularzu, który wysyła zgłoszenie od razu, wybór narzędzia zależy od liczby kroków i miejsca przechowywania danych.

Przy 150 zapytaniach miesięcznie i trzech zwykłych krokach punkt wyjścia wygląda tak:

Po n8n sięgam, kiedy jedno uruchomienie ma kilkanaście kroków albo dane mają leżeć we Frankfurcie lub na Twoim serwerze.

Jednostka na fakturze zmienia kwotę przy harmonogramie co pięć minut i przy przepływie z piętnastoma krokami. Przepływ to automatyczny ciąg kroków od startu do końca. Kwoty odczytałem z cenników 4 października 2026.

Za co przyjdzie faktura

n8n Cloud liczy wykonanie, czyli jedno przejście całego przepływu niezależnie od liczby kroków w środku, a przy płatności rocznej plany mają takie ceny i limity:

Użytkownicy i aktywne przepływy są bez limitu.

Po wykorzystaniu limitu kolejne uruchomienia kończą się błędem, bez kolejki, a licznik wraca z początkiem miesiąca kalendarzowego. Nieudane wykonania nie wliczają się do limitu. Polski adres rozliczeniowy dostaje euro.

Community jest darmowe na własnym serwerze, kiedy przepływy składa firma dla siebie. Klient dostaje wynik, na przykład maila, a panel do składania zostaje w firmie. n8n Cloud to osobna płatna subskrypcja. VPS zostaje własną instalacją. Community nie pozwala wystawić n8n jako usługi, w której klienci sami składają przepływy.

W Zapierze płacisz za zadanie. Zwykła udana akcja to jedno zadanie, nieudana zero. Kroki AI i część wywołań programistycznych zużywają więcej niż jedno. Wyzwalacz, czyli zdarzenie, które startuje automatyzację, oraz odpytywanie, wbudowane filtry, formatowanie i ścieżki nie zużywają zadań. Płatność w złotych przelicza się z dolara po kursie z chwili płatności.

W Zapierze Free ma automatyzację z dwóch kroków, czyli wyzwalacza i jednej akcji, a wiele kroków i aplikacje premium zaczynają się od Professional:

Roczna płatność jest o 33% niższa od miesięcznej.

Na płatnym planie nadwyżka jest domyślnie włączona, jeśli konto powstało po styczniu 2024. Automatyzacje nadal działają, aż do trzykrotności pakietu. Stawkę za zadanie ponad limit widzisz w rozliczeniach.

Jeśli automatyzacje obsługuje kilka osób, porównaj limit użytkowników i warunki Team przy płatności rocznej:

Team pozwala współdzielić automatyzacje w zespole.

Katalog Zapiera liczy ponad 9 000 aplikacji.

Make bierze kredyt za moduł. Dla zwykłych aplikacji spoza AI jedna operacja to jeden kredyt, a operacja to uruchomienie modułu. Wyzwalacz liczy się raz na sprawdzenie, także gdy zwróci wiele rekordów. Kolejne moduły idą raz na rekord, więc pięć wierszy robi pięć maili. Funkcje AI Make liczy także od tokenów.

Scenariusz to nazwa przepływu w Make, a ceny płatnych planów poniżej dotyczą płatności rocznej, opisanej na stronie jako oszczędność 15% albo więcej:

Core zdejmuje limit dwóch scenariuszy i pozwala na interwał jednej minuty.

Kolejne progi na tej karcie to 20 000 i 40 000 kredytów.

Przykład, który da się przeliczyć

Weź przykładową firmę usługową, 8 osób. Formularz zostawia 150 zapytań miesięcznie i wysyła każde wprost do narzędzia, bez okresowego sprawdzania skrzynki. Trzy zwykłe akcje, bez modelu językowego, przebiegają tak:

Przy n8n ten sam rodzaj zgłoszenia, z granicą szablonu, jest rozpisany w tekście obsługa zapytań z formularza.

Dla tego formularza porównaj zużycie z pakietem, który je mieści, przy płatności rocznej za plany płatne:

Free Zapiera, ze stoma zadaniami i jedną akcją, tego nie mieści.

Dwa aktywne scenariusze na Make mieszczą jeszcze jedno przypomnienie o fakturze. Trzeci scenariusz wymaga Core, a kredyty drugiego przepływu doliczasz do tej samej puli. n8n Cloud zapisuje te wykonania także wtedy, gdy w środku jest dwanaście kroków.

Przy 2 000 zapytań wysyłanych tak samo, wprost i osobno na każde zgłoszenie, oraz przy 15 krokach akcji, rachunek wygląda inaczej. Gdyby narzędzie samo zaglądało do skrzynki, doszedłby koszt sprawdzeń.

Przy jednym zadaniu na zwykły krok w Zapierze i jednym kredycie na zwykły moduł w Make zużycie wygląda tak:

Pakiet musi pomieścić całe zużycie tego przykładu.

Porównanie progów i cen z kart cenników (Zapier przy płatności rocznej) wygląda tak:

W tej skali potrzebujesz kolejnego progu Zapiera albo najmniejszego pakietu Make, który mieści przykład.

n8n dalej liczy 2 000 wykonań i mieści się w limicie Startera. Osobna granica to 5 minut na jedno wykonanie: długi przebieg urywa się na Starterze, nawet gdy licznik wykonań ma zapas.

Skrzynka sprawdzana co 5 minut liczy się osobno od obu przykładów:

W n8n Pro zostaje mały zapas, w Make niewiele na maile, które przyszły, a w Zapierze płacisz za maile, które obrabiasz.

Gdzie leżą dane

Zapier trzyma dane w AWS w Stanach Zjednoczonych, w tym dane osobowe klientów i dane przetwarzane na ich rzecz. Transfer z UE opiera na ramach Data Privacy Framework. Przy umowie, która wymaga przetwarzania w Unii, zostaje n8n we Frankfurcie albo Make z regionem EU.

n8n w planach hostowanych trzyma dane w UE, na serwerach we Frankfurcie. Wersja na własnym serwerze leży tam, gdzie postawisz instalację: maszyna w biurze albo VPS. Kopie, dysk i aktualizacje są wtedy Twoje.

Make przy tworzeniu organizacji każe wybrać region przetwarzania: Stany Zjednoczone albo Unia Europejska. Po utworzeniu tego wyboru nie zmienisz, a nowe konto startuje na planie Free.

Arkusz, skrzynka i model z własnym kluczem mają własne warunki, obok regionu automatyzacji.

Kto buduje automatyzację i usuwa awarie

Właściciel, który nie pisze kodu, szybciej złoży działającą automatyzację w Zapierze niż własny serwer n8n. Edytor jest wizualny, a katalog ma ponad 9 000 aplikacji. Dokumentacja n8n kieruje osoby bez zaplecza technicznego na n8n Cloud: instalacji nie ma, wsparcie na Starterze to forum. W Make liczysz moduły i rekordy na planszy. Rozgałęzienie widać. Pomyłka w liczbie wierszy dolicza kredyt za każdy wiersz.

Własny serwer Community zdejmuje rachunek n8n za wykonania. Zostaje maszyna oraz wyznaczona osoba odpowiedzialna za serwer i aktualizacje. W firmie o 5 do 30 osobach jest to właściciel albo jedna osoba od komputerów. Jak wyjedzie na dwa tygodnie, połączenie Google przy aplikacji w trybie Testing i typie External wygasa po siedmiu dniach, a w marcu ten sam przepływ pęka, kiedy program do faktur zmienia interfejs, przez który przyjmuje polecenia (API). Dostawca platformy utrzymuje serwis. Poprawka przepływu zostaje przy Tobie.

Historia wykonań w n8n Cloud ma trzy limity naraz:

n8n usuwa najstarszy zapis po pierwszym osiągniętym progu, a przepływy dalej się uruchamiają.

Co wybrać przy Twojej skali

Zostajesz przy Zapierze, kiedy aplikacje są w katalogu, przepływ mieści się w kilku akcjach, a skrzynka jest odpytywana często i przez większość doby pusta. Gdy automatyzację klika kilka osób, doliczasz Team, bo Professional ma jednego użytkownika.

Make biorę przy rozgałęzieniach i przy wyborze regionu UE albo USA, kiedy serwer zostaje u dostawcy.

Sprawdzanie skrzynki co minutę na Core zużywa pakiet samym wyzwalaczem:

Sam wyzwalacz zużywa więcej operacji, niż mieści ten pakiet.

Długi przebieg, dane we Frankfurcie albo u Ciebie i wyznaczona osoba odpowiedzialna za serwer i aktualizacje po wdrożeniu wskazują na n8n.

Płatne plany n8n Cloud, Zapiera i Make kupujesz u dostawcy. Community na własnym serwerze nie wymaga zakupu licencji.

Kiedy zlecasz wdrożenie

Automatyzacje dla firm usługowych składam głównie na n8n, a osiem gotowych szablonów do importu leży w publicznym repozytorium kuliberdalabs/n8n-sme-workflows.

Przy zleceniu wdrożenia punkt wyjścia zależy od tego, czy proces da się już rozpisać:

Mapa + Spec zalicza się na wdrożenie, a Automatyzacja AI obejmuje ustalony zakres.

Rozkład kosztów jest w tekście ile kosztuje automatyzacja procesów.

Konta u dostawców opłacasz sam, gwarancja 30 dni od odbioru obejmuje wadę tego zakresu, nowy proces po odbiorze jest osobnym zleceniem, a Opieka jest opcjonalna i wyceniana osobno. Żeby przeliczyć to na swoim formularzu i skrzynce, zacznij od bezpłatnej diagnozy: 30 minut, następny krok mailem, a zakres rozmowy jest na stronie automatyzacji.

Najczęstsze pytania

Czy darmowy Zapier obsłuży formularz i dwa maile?

Plan Free kończy się na jednej akcji po wyzwalaczu i na 100 zadaniach miesięcznie. Zapis do arkusza plus mail do biura to dwie akcje, więc wchodzisz w Professional. Samo odpytywanie nie zużywa zadań.

Czy własny serwer n8n jest darmowy dla zwykłej firmy?

Community jest darmowe przy własnej instalacji i użytku wewnętrznym: składanie zostaje w firmie, a na zewnątrz idzie wynik, na przykład mail. n8n Cloud to osobna płatna subskrypcja, Starter od 20 euro miesięcznie przy płatności rocznej. Serwer, kopie i aktualizacje zostają po Twojej stronie.

Czy region w Make da się później zmienić na Unię?

W istniejącej organizacji regionu nie zmienisz. US albo EU wybierasz przy tworzeniu. Nowe konto Make startuje na planie Free, więc pomyłkę łapiesz, zanim zbudujesz kolejne automatyzacje. Zapier trzyma dane w Stanach, n8n w planach hostowanych we Frankfurcie.

Kto odnawia połączenie z Google, kiedy wygaśnie?

Ponowną autoryzację robisz w narzędziu, w którym stoi automatyzacja: w Zapierze przez Reconnect na stronie App Connections, w Make przez Reauthorize w Credentials, zakładka Connections, w n8n w oknie poświadczenia. Na własnym serwerze n8n, przy aplikacji Google w trybie Testing i typie External, zgoda wygasa po siedmiu dniach. Kto klika ten przycisk po przekazaniu, ustala się przy odbiorze: ta osoba ma login do Google i dostęp do narzędzia, a dostawca platformy utrzymuje sam serwis.

Dlaczego zaglądanie do skrzynki co 5 minut tak podnosi rachunek?

W n8n i Make samo sprawdzenie co 5 minut to około 8 600 do 8 900 uruchomień w miesiącu. W Zapierze odpytywanie jest poza licznikiem, a zadanie schodzi przy akcji na mailu, który się znalazł. Formularz wysłany wprost nie dopisuje sprawdzeń do rachunku.

Źródła

• n8n.io: plany Starter 20 euro / 2 500 wykonań i Pro 50 euro / 10 000 przy płatności rocznej, wykonanie równe całemu przepływowi, limit czasu 5 i 40 minut, użytkownicy i aktywne przepływy bez limitu, retencja logów najwyżej 7 i 30 dni, limit zapisów 2 500 i 25 000, miejsce 2,5 GB i 25 GB, najstarszy zapis schodzi po pierwszym z tych progów, dane hostowane we Frankfurcie, przykład harmonogramu co 5 minut (8 600 do 8 900 wykonań), forum na Starterze (sprawdzone 2026-10-04)
• support.n8n.io: po limicie wykonania kończą się błędem, bez kolejki, reset z początkiem miesiąca kalendarzowego, nieudane wykonania nie wliczają się do limitu na wskazanych planach Cloud (sprawdzone 2026-10-04)
• support.n8n.io: EUR dla większości krajów, w tym przy polskim adresie rozliczeniowym (sprawdzone 2026-10-04)
• docs.n8n.io: n8n Cloud przy braku zaplecza technicznego, Community Edition bez opłaty przy własnym serwerze (sprawdzone 2026-10-04)
• docs.n8n.io: Community jest darmowe i dotyczy własnej instalacji, n8n Cloud jest osobną płatną subskrypcją, użytek wewnętrzny, wynik przepływu może iść do klienta, zakaz hostowania n8n jako usługi, w której klienci sami budują przepływy (sprawdzone 2026-10-04)
• docs.n8n.io: na n8n Cloud logowanie zarządzane przez Sign in with Google, na własnym serwerze własne OAuth, przy statusie Testing i typie External zgoda wygasa po siedmiu dniach i odnawia się w oknie poświadczenia (sprawdzone 2026-10-04)
• zapier.com: progi Professional przy płatności rocznej 19,99 USD / 750 zadań, 49 USD / 2 000, 129 USD / 10 000, 189 USD / 20 000, 289 USD / 50 000, Team 69 USD / 2 000, rozliczenie roczne 33% taniej, jeden użytkownik na Professional, 25 użytkowników na Team, Free 100 zadań i dwa kroki, katalog ponad 9 000 aplikacji, część akcji AI zużywa więcej niż jedno zadanie (sprawdzone 2026-10-04)
• zapier.com: stawki zadań zależne od typu kroku, w tym AI (sprawdzone 2026-10-04)
• help.zapier.com: zadanie to udana akcja, nieudana akcja oraz wyzwalacz, odpytywanie, filtry i ścieżki nie wchodzą do limitu (sprawdzone 2026-10-04)
• help.zapier.com: nadwyżka domyślnie dla kont założonych po styczniu 2024, zatrzymanie przy trzykrotności limitu planu, stawka w ustawieniach rozliczeń (sprawdzone 2026-10-04)
• help.zapier.com: płatność w złotych, kwota po kursie z chwili płatności (sprawdzone 2026-10-04)
• help.zapier.com: ponowna autoryzacja przez Reconnect na stronie App Connections, okno dostawcy otwiera Zapier (sprawdzone 2026-10-04)
• zapier.com: dane w AWS w Stanach Zjednoczonych, certyfikacja Data Privacy Framework (sprawdzone 2026-10-04)
• zapier.com: przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych w USA (sprawdzone 2026-10-04)
• make.com: Free 0 USD i do 1 000 kredytów, dwa scenariusze, interwał 15 minut, uruchomienie do 5 minut, Core bez limitu scenariuszy, interwał do minuty, uruchomienie do 40 minut, płatność roczna opisana jako oszczędność 15% albo więcej, Core 9 USD przy 10 000, wyższe progi kredytów na suwaku, Pro 16 USD przy 10 000 (sprawdzone 2026-10-04)
• help.make.com: kredyt jako jednostka, 1 operacja = 1 kredyt dla aplikacji spoza AI, tokeny przy funkcjach AI (sprawdzone 2026-10-04)
• help.make.com: operacja jako uruchomienie modułu, wyzwalacz raz na sprawdzenie, kolejne moduły raz na rekord (sprawdzone 2026-10-04)
• help.make.com: wybór regionu US albo EU przy tworzeniu organizacji, brak późniejszej zmiany, nowa organizacja na planie Free (sprawdzone 2026-10-04)
• help.make.com: ponowna autoryzacja OAuth przez Reauthorize w Credentials, zakładka Connections (sprawdzone 2026-10-04)

Wróć na początek ↑