Faktura jest pięć dni po terminie. Klient milczy, a Ty odkładasz wiadomość, bo dopominanie się o własne pieniądze psuje relację. Tydzień później nadal finansujesz cudzą firmę.
W małej firmie usługowej takich faktur zwykle nie ma setek. Wystarczy kilka, żeby płynność zaczęła boleć. Najgorsza część jest banalna: ktoś musi pamiętać o terminie, wysłać wiadomość, sprawdzić płatność i wiedzieć, kiedy przestać pisać, a zacząć dzwonić.
Przygotowaliśmy darmowy workflow n8n, który pilnuje tej sekwencji. Obsługuje maksymalnie trzy przypomnienia, zatrzymuje wysyłkę po zaksięgowaniu wpłaty i oddaje trudne przypadki człowiekowi.
Co robi workflow
System zaczyna od zdarzenia job completed, które dostaje przez zabezpieczony webhook. Sprawdza dane, wycenia usługę według cennika zapisanego w konfiguracji, oblicza VAT i tworzy stały identyfikator faktury.
Najpierw zapisuje rekord w n8n Data Tables. Dopiero później wysyła kontrolny mail. Dzięki tej kolejności nie powstaje wiadomość, której system nie potrafi później rozliczyć.
Codziennie o 09:15 workflow wyszukuje faktury, którym minął termin kolejnego kontaktu. Przed wysyłką jeszcze raz odczytuje ich stan. Jeśli webhook płatności oznaczył fakturę jako opłaconą, przypomnienie nie wychodzi.
Każda faktura może dostać najwyżej trzy wiadomości. O 09:35 osobny przebieg zbiera trudniejsze przypadki. Faktury o wysokiej wartości, starsze niż 14 dni, oraz faktury po trzech przypomnieniach i 21 dniach trafiają do kolejki człowieka. Automatyczna sekwencja zatrzymuje się. Ktoś podejmuje telefon i decyduje, co dalej.
Dlaczego nie ma tu modelu AI
Kwoty, adresaci i decyzja o wysyłce wymagają przewidywalności. Dlatego ten workflow nie zawiera żadnego modelu językowego.
Ceny pochodzą z cennika wpisanego w konfiguracji. Liczba usług ma górne limity. Treści maili są stałe, a status płatności zmienia wyłącznie kontrolowany webhook. Możesz z góry sprawdzić, co system zrobi z każdym wariantem danych.
Co pobierasz z repozytorium
Workflow jest dostępny bezpłatnie na GitHubie. Importujesz plik workflow.json do n8n. Domyślnie pozostaje nieaktywny, żeby można było skonfigurować i przetestować każdą gałąź przed podpięciem prawdziwej skrzynki.
Do uruchomienia potrzebujesz:
- połączenia Gmail OAuth;
- tabel w n8n Data Tables dla faktur i niedopasowanych płatności;
- zmiennej
DUNNING_WEBHOOK_TOKEN; - własnego cennika, stawki VAT, waluty i progów eskalacji;
- jednego kontrolnego adresu mailowego do testów.
README prowadzi przez testy webhooków dla zakończonego zlecenia, powtórzonego zdarzenia, płatności i błędnego payloadu. Zanim zmienisz odbiorcę z kontrolnej skrzynki na klienta, możesz zobaczyć cały przebieg na danych testowych.
Pełne repozytorium zawiera osiem darmowych workflowów n8n dla firm usługowych.
Granice szablonu
Ten workflow nie wystawia dokumentu księgowego. Generuje HTML z danymi zlecenia i pilnuje stanu płatności. Legalną fakturę musi wystawić program fakturowy, więc przy wdrożeniu produkcyjnym trzeba połączyć workflow z API używanego systemu, na przykład Fakturowni albo iFirmy.
Wersja z repozytorium wysyła wszystkie wiadomości na jeden adres kontrolny. Adres klienta zapisuje się w rekordzie, ale nie trafia do pola odbiorcy, dopóki świadomie tego nie zmienisz. To bezpiecznik na czas testów.
Pozostaje też techniczny przypadek brzegowy. Jeśli Gmail przyjmie wiadomość, a końcowa aktualizacja tabeli nie zapisze się, po wygaśnięciu 15 minutowej blokady system może ponowić ten sam mail. Identyfikator wiadomości pozwala wykryć taki duplikat, ale pełne usunięcie tego ryzyka wymaga dodatkowej warstwy integracyjnej.
Kiedy potrzebne jest wdrożenie pod firmę
Szablon zakłada jedną politykę przypomnień. Stały klient po dwóch latach współpracy powinien dostać inną wiadomość niż nowy kontrahent. Progi eskalacji również zależą od wartości faktur, marży i tego, jak firma prowadzi relacje z klientami.
Do produkcyjnego wdrożenia dochodzi integracja z programem fakturowym, mapowanie statusów oraz testy na realnych wyjątkach. Szczegóły znajdziesz na stronie automatyzacji faktur i miękkiej windykacji.
Jeśli nie wiesz, czy ten proces ma sens w Twojej firmie, zacznij od bezpłatnej diagnozy. Koszty podobnych wdrożeń opisuję w artykule Ile kosztuje automatyzacja procesów w małej firmie.