Automatyzacja w małej firmie usługowej zaczyna się od pięciu procesów, które wracają w hotelu, gabinecie, kancelarii, biurze rachunkowym, agencji nieruchomości i warsztacie: zapytanie, termin, dokument, faktura i raport poranny. W przykładowej firmie o ośmiu osobach pierwszym procesem jest zapisywanie terminów. Telefon, formularz i mail trafiają do jednego kalendarza, a odwołanie zmienia ten sam zapis.
Poniedziałek o 7:40
Właściciel ma na skrzynce czternaście wiadomości z weekendu. Wśród nich trzy pytają o termin, dwie o cenę, a jedna dokłada PDF bez miesiąca w nazwie. W kalendarzu środa o 16:00 stoi dwa razy, bo telefon z piątku został na kartce. Faktura z zeszłego miesiąca minęła termin. Klient, który jutro ma dosłać dokument, jeszcze nie dostał monitu.
O 8:05 właściciel odpisuje z pamięci na pytanie o cenę, a o 9:30 wrzuca PDF do folderu „różne”. Monit o fakturę składa o 11:00 od zera, choć kwota stoi w programie. Do porannej listy wraca o 16:40. Wiadomość z czwartku nadal na niej jest.
Pięć procesów
Odpowiedzi na pytania o cenę, parking i odwołanie korzystają z aktualnych informacji firmy. Ktoś w biurze utrzymuje te informacje i wpisuje datę ostatniego sprawdzenia. Szkic wiadomości bierze stamtąd cenę i godzinę.
Bez daty przeglądu szkic powtórzy zeszłoroczną stawkę.
Termin to jeden zapis: data, godzina, imię, kontakt i nazwa usługi. Przesunięcie oraz odwołanie zmieniają ten zapis, a drugi, założony obok, zostawia godzinę zajętą. Kolejna osoba słyszy wtedy, że miejsc nie ma. Telefon odebrany przy biurku trafia do tego samego zapisu, zanim słuchawka wróci na widełki.
Plik bez teczki leży tam, gdzie przyszedł. Pozycja spoza listy czeka na osobę z biura. Gdy w nazwie nie ma miesiąca, okres dokumentu jest nieznany. Taki plik może leżeć w skrzynce i nadal nie wpaść do właściwego miesiąca.
Wpłata z rana zatrzymuje monit, zanim list wyjdzie. Faktura po terminie ma kwotę, datę i informację, czy pieniądze wpłynęły. Monit bierze kwotę z tej faktury, a treść jest stała.
O ustalonej godzinie przychodzi raport: liczba spraw, najstarsza i jej wiek. Dopiero potem ktoś dopisuje zdanie. Gdy któreś źródło nie odpowie, w raporcie stoi jego nazwa. Zero przy nazwie kalendarza jest brakiem połączenia.
Osoba, która zna usługę, dostaje gotowy tekst. Klika wysyłkę albo wkleja poprawkę. Rabat, inna cena, przyznanie szkody oraz zdanie w tonie porady albo diagnozy wychodzą po jej decyzji.
Hotel i pensjonat
W hipotetycznym pensjonacie, w sezonie, piątkowa skrzynka pyta o wannę, psa, śniadanie i fakturę na firmę. Recepcja pisze odpowiedzi między meldunkiem a telefonem.
Szkic bierze aktualne informacje obiektu: godziny śniadania, zwierzęta, parking, zadatek, zameldowanie i to, co wchodzi w cenę. Pytanie o wolny pokój na konkretny termin zostaje przy recepcji, bo wolny termin jest w kalendarzu. Zwyczajna rezerwacja, już wpisana i zgodna z cennikiem, idzie według zasady spisanej przed startem. Grupa, dłuższy pobyt, zwierzę i faktura na firmę czekają w kolejce.
Szkic odpowiedzi na opinię gościa ma podziękowanie i prośbę o kontakt. Rabat w takim szkicu wychodzi jako zobowiązanie, więc tekst idzie do gościa po zatwierdzeniu. Właściciel dostaje rano raport z przyjazdami, wyjazdami i najdłużej nieobsłużonym zapytaniem. Sezonową rekrutację i grafik opisuje automatyzacja w hotelu.
Gabinet
Wtorek, 7:12. W przykładowym gabinecie fizjoterapii pracują trzy osoby. Z wieczora zostały cztery wiadomości: nowy czwartek o 16:00, przesunięcie środy, odwołanie dzisiejszej 11:00 i pytanie o płatność kartą.
Automatyzacja w gabinecie trzyma jedną rezerwację na wizytę z formularza. Potwierdzenie podaje datę, godzinę, adres i zdanie o odwołaniu z zasad, które sam utrzymujesz. Przesunięcie środy zmienia godzinę, odwołanie 11:00 oddaje termin na listę wolnych. Telefon o 7:20 odbiera człowiek. Zapis powstaje po odłożeniu słuchawki, bo do tej chwili formularz może oddać tę samą godzinę komuś innemu.
Przypomnienie korzysta z aktualnych danych nieodwołanej wizyty. „Nie dam rady w czwartek” zmienia ten sam zapis. Pytanie o kartę dostaje szkic z informacji o płatnościach i wychodzi po zatwierdzeniu. Pytanie, czy przy dyskopatii po trzeciej wizycie jeszcze boli, zostaje w gabinecie, razem z ankietą o lekach, ciąży albo świeżym urazie. Opis stanu prowadzisz w dokumentacji, także w stomatologii i w kosmetologii.
Kancelaria
Poniedziałkowy mail do przykładowej kancelarii prosi o opinię do środy i dokłada umowę. Karta sprawy powstaje od razu: nadawca, temat i środa, którą podał nadawca. Załącznik leży poza teczką. Wspólnik sprawdza, czy kancelaria pracuje już dla drugiej strony tej umowy, i dopisuje „bierzemy” albo „odmawiamy”.
Automatyzacja w kancelarii układa pisma według listy: pismo z sądu, umowa, pismo klienta, pełnomocnictwo, inne. Niepewna kategoria czeka na biuro. Termin procesowy liczy się od daty, którą wpisał prawnik prowadzący sprawę.
Szkic po rozprawie bierze z karty datę, sygnaturę i następne posiedzenie, jeśli prawnik je wpisał. Zdanie w tonie wniosku wspólnik wykreśla albo zostawia po przeczytaniu. Pismo do sądu jest wniesione, gdy w aktach leży dowód oddania. Porada wychodzi z nazwiskiem osoby, która przeczytała tekst.
Biuro rachunkowe
Hipotetyczne biuro prowadzi czterdziestu stałych klientów. Wyciąg za wrzesień leży w wątku o umowie najmu. Umowa i zdjęcie paragonu zostały w mailu. Automatyzacja w biurze rachunkowym zestawia teczkę klienta z listą dokumentów na ten miesiąc i z tej różnicy robi przypomnienie: klient, brakująca pozycja, termin.
Skan z dwoma NIP-ami otwiera księgowa i wskazuje klienta. Skreśla brak, gdy przypisze dokument do klienta, miesiąca i rodzaju. Plik, który tylko otworzyła, zostaje na liście. Kolejny monit o rozpoznaną pozycję nie wychodzi. Przed drugą wysyłką księgowa sprawdza, czy pierwsza faktura już wyszła.
Abonament pięć dni po terminie, w przykładzie z tamtego tekstu, dostaje monit z kwotą z faktury. Wpłata oznacza ją jako zapłaconą, a po trzech wiadomościach zostaje telefon. Na pytanie, czy miesiąc jest zamknięty, biuro odpowiada datą ostatniego pliku, listą braków i datą zamknięcia. Sposób ujęcia kosztu oraz pismo z urzędu wychodzą z nazwiskiem osoby, która okres zamyka.
Agencja nieruchomości
Trzy wiadomości o jednej kawalerce, poniedziałek rano. W przykładowej agencji pracują cztery osoby. Bez wspólnego klucza powstają trzy karty. Automatyzacja w agencji nieruchomości zakłada jedną kartę na adres e-mail i numer ogłoszenia. Cenę wpisuje agent. Wycena mieszkania spoza oferty i wklejona umowa zostają u dyżurnego.
Klucze do lokalu są jedne. O 8:50 agent A proponuje czwartek 17:00. Dziesięć minut później agent B chce tę samą godzinę na ten sam lokal, ze swojego kalendarza. Jeden zapis na ofertę i godzinę zostawia czwartek 17:00 przy pierwszym kliencie. Klient agenta B dostaje propozycję następnej wolnej godziny z listy, a wpis powstaje, gdy ją przyjmie. Agent wpisuje telefon do wspólnego zapisu, zanim odłoży słuchawkę.
Przypomnienie bierze godzinę, adres i imię agenta z zapisu w chwili wysyłki, więc przesunięcie na 18:00 wchodzi do treści. Agent, który domknął rozmowę, oznacza, czy oferta jest zarezerwowana. Notatka „chyba zeszło” zostaje notatką. List do właściciela bierze liczby z kart i z kalendarza, a agent dopisuje, co usłyszał na oglądaniu, i wysyła go sam.
Warsztat i serwis
Auto zostaje rano na klocki i tarcze. Po południu na hali widać rozdartą osłonę przegubu. W przykładowym warsztacie pracuje sześć osób. Jedna karta trzyma przyjęcie, etap naprawy i dodatkową pracę. Automatyzacja w warsztacie i serwisie wysyła SMS przy zmianie etapu: rejestracja i jedno zdanie, które utrzymuje recepcja. Etap przestawia osoba, która widzi auto.
Propozycja dodatkowej naprawy, z ceną osłony, czeka na wysłanie klientowi. Recepcja widzi zdanie z hali, kwotę i telefon, potem klika wysyłkę. Zgoda klienta, z godziną, zapisuje się przy tej naprawie. Część zamawiasz po tej zgodzie. Odmowa zostawia osłonę poza fakturą. Tego dnia klient dostaje jedną wiadomość z tą ceną. W serwisie sprzętu numer seryjny stoi tam, gdzie warsztat wpisuje rejestrację.
Co zautomatyzować w firmie na początek
Automatyzacja procesów w małej firmie rusza od problemu, który wraca co tydzień. U ośmiu osób z poniedziałku były to dwie rezerwacje na tę samą godzinę. Pierwszym procesem jest zapisywanie terminów: telefon, formularz i mail kończą w jednym kalendarzu. Odwołanie z wieczora zwalnia w nim środę o 16:00.
U tej firmy klient zdążył dostać dwa potwierdzenia. W innej firmie ten sam kalendarz spina się wcześniej, zanim wyjdzie podwójna wiadomość.
Monit wysłany po wpłacie prowadzi do faktury z kwotą i informacją o wpłacie. Gdy reguła kończy się na „zależy, kto ma zmianę”, zostaje przy człowieku. Datę przeglądu wpisujesz przy informacjach firmy, zanim powstanie szkic odpowiedzi.
Które zadania oddać modelowi, opisuje tekst AI w małej firmie: od czego zacząć.
Kuliberda Labs bierze jeden taki proces jako Automatyzację AI: reguły, integracja, testy i przekazanie, od 7 500 zł netto za ustalony zakres. Wycena idzie mailem po diagnozie. Jeśli chcesz wybrać pierwszy proces u siebie, umów bezpłatną diagnozę na 30 minut. Po rozmowie nazywam problem, mówię, czy ten proces się nadaje, i wskazuję następny krok.
Najczęstsze pytania
Czy przy ośmiu osobach jest co ruszać?
Tak, gdy ta sama czynność wraca co tydzień i ma jedno miejsce zapisu. Czynność, która wpada kilka razy w miesiącu w trakcie innej rozmowy, zostawiasz osobie, która ją robi.
Czy raport poranny zwalnia z wchodzenia do programu?
Zwalnia z porannego przeglądu skrzynki i kalendarza. Program otwierasz, gdy któraś sprawa jest starsza niż ustaliłeś, albo gdy w raporcie jest brak. Wyjątek, który znasz tylko ty, dopisujesz sam.
Kto poprawia cenę, skoro szkic ją cytuje?
Osoba, która utrzymuje informacje firmy. Przy cenie zostawia datę przeglądu, a kolejny szkic bierze już tę wersję. Poprawka wpisana tylko w wysłanym mailu nie zmienia karty.
Od którego kanału zacząć: mail, telefon czy formularz?
Od kanału, na którym w zeszłym tygodniu powstały dwie rezerwacje na tę samą godzinę. Telefon w notesie i formularz w kalendarzu to już dwa miejsca, więc najpierw łączysz je w jeden zapis. Kolejny kanał dokładasz, gdy wpada w tę samą wizytę, ofertę albo kartę zlecenia.
Po czym poznać, że jeden proces to za mało?
Gdy potwierdzenie wizyty, grafik i raport poranny czytają ten sam kalendarz, a część z nich do niego zapisuje. Jedna reguła na jednej skrzynce tego nie domyka.
Wróć na początek ↑