W poniedziałek o 8:40 ta sama osoba pyta trzy razy o jedną kawalerkę na Kazimierzu. W przykładowej agencji czteroosobowej powstają z tego trzy karty. Automatyzacja agencji nieruchomości zostawia jedną sprawę. Godzinę oglądania agent uzgadnia z klientem i w odpowiedzi wpisuje cenę.
Zapytania z portali nieruchomości
W szablonie obsługi zapytań z formularza ta sama osoba i ta sama treść wiadomości dają jedną kartę. Druga wysyłka tej pary nie zakłada nowej karty i nie wysyła drugiego maila. Zmiana treści wiadomości, choćby dopisany numer telefonu, może sprawić, że system nie rozpozna powtórki.
Dla agencji proponuję regułę po dostosowaniu szablonu: jedna karta na adres e-mail i konkretne ogłoszenie. Identyczny tekst wysłany do dwóch ofert może oznaczać dwa prawidłowe zapytania, więc przy tej regule sama treść ich nie łączy. Sam adres, bez numeru oferty, połączy też osobę, która tydzień wcześniej pytała o inne mieszkanie.
Szablon kwalifikuje zapytanie ogólnie. Materiał o charakterze prawnym, na przykład wklejona umowa, idzie do człowieka, zanim zobaczy go model. Reszta dostaje streszczenie i szkic odpowiedzi. Szkic ląduje na skrzynce biura. Gdy odpowiedź modelu nie spełnia ustalonych reguł, zapytanie sprawdza człowiek. Wysłanie szkicu do pytającego jest zmianą konfiguracji po teście na żywych zgłoszeniach. Na karcie stoi „oczekuje na wysłanie", dopóki poczta nie potwierdzi wyjścia. Przegląd co godzinę ponawia zaległe wysyłki.
AI w nieruchomościach, po dostosowaniu szablonu, może dopisać, którego ogłoszenia dotyczy wiadomość, i oddzielić prośbę o oglądanie od pytania o cenę. Gotowy szablon kończy się na formularzu. Skrzynka portalu i CRM agencji wymagają osobnego podłączenia.
Na Otodom formularz kontaktowy jest przy ogłoszeniu: w galerii, pod zdjęciem i w dole strony. Szukający może wybrać temat, w tym „Zasugeruj cenę". Pomoc opisuje ten formularz osobno od eksportu. Tego, jak tekst z formularza wraca do programu agencji, w artykułach o eksporcie nie znalazłem. Skąd wiadomość wraca, sprawdzasz na koncie biura, zanim kolejka oprze się na Otodom.
Partnerskie API OLX obejmuje własne ogłoszenia i wiadomości na autoryzowanym koncie. FAQ OLX podaje nieruchomości w Polsce jako przykład kategorii, która może być wyłączona z dodawania ogłoszeń. Zakres Twojego konta potwierdza OLX.
W centrum pomocy Nieruchomosci-online.pl specyfikacji do pobierania treści zapytań nie znalazłem. Eksport idzie na FTP. Własne oprogramowanie wysyła XML w formacie NOE v2.0. Pakiet leadowy jest osobną usługą: portal promuje ogłoszenia i przekazuje informacje o zainteresowanych, a biuro rozlicza się za kontakt. Co z tego widać na koncie, sprawdzasz w panelu, zanim wpiszesz źródło w kolejkę.
Automat. Zakłada jedną kartę na adres e-mail i ogłoszenie. Druga wiadomość tej samej osoby o tej samej ofercie dopisuje się do niej.
Człowiek. Dyżurny rozstrzyga kolejkę: dwa lokale w jednym mailu, pytanie o kredyt, prośba o wycenę mieszkania, którego jeszcze nie ma w ofercie, wklejona umowa. On wybiera oglądanie, odpis z ceną albo odmowę. Cenę wpisuje dyżurny.
Ryzyko. Trzy karty kończą się trzema odpowiedziami i trzema godzinami na jedną kawalerkę. Łagodniejsze reguły kwalifikacji zwiększają ryzyko, że w szkicu wyląduje zła oferta. Ostrzejsze odkładają do dyżurnego więcej wiadomości, także krótkie „czy aktualne?". Maila z portalu podłączasz dopiero wtedy, gdy na koncie biura widać, że treść zapytania przychodzi pocztą.
Oglądanie o 17:00
Klucze do kawalerki są jedne. Agent A o 8:50 wpisuje czwartek 17:00 w swoim kalendarzu. Dziesięć minut później agent B proponuje tę samą godzinę ze swojego.
Automat. Trzyma jeden zapis na ofertę i godzinę. W tym przykładzie wolne terminy to wtorek, środa i czwartek, o 16:00, 17:00 i 18:00. Potwierdzenie klienta zakłada jeden wpis. Kto chce tę samą godzinę, dostaje propozycję kolejnego wolnego terminu. Wpis powstaje, gdy go przyjmie.
Człowiek. Rano agent sprawdza klucze, obecność właściciela i zadatek. Telefon wpisuje do wspólnego zapisu, zanim odłoży słuchawkę. Przy nim zostaje prośba o konkretnego agenta i wiadomość bez daty.
Ryzyko. Podwójny termin powstaje, gdy obok programu leży kartka albo drugi kalendarz. Reguła, która czyta stan z rana, zaproponuje 17:00 lokalowi, który o 9:10 dostał status rezerwacji.
Przypomnienie czyta wpis z chwili wysyłki
Automat. Dzień wcześniej i rano w dniu oglądania wysyła godzinę, adres i imię agenta. Bierze je z wpisu w chwili wysyłki, już po przesunięciach i odwołaniach. Właściciel mieszkania dostaje osobną wiadomość wtedy, gdy ma być przy oglądaniu, a w karcie zapisano jego adres e-mail lub numer telefonu. Po odwołaniu wysyłka się nie uruchamia.
Człowiek. Zdanie „nie dam rady w czwartek" zapisuje jako zmianę albo odwołanie tego samego wpisu. Dzwoni po braku doręczenia i wtedy, gdy w odpowiedzi pada pytanie o piwnicę albo o dojazd od podwórza.
Ryzyko. Godzina wklejona w treść poprzedniego dnia wychodzi jako 17:00, choć wpis stoi już na 18:00. Przypomnienie oferty wycofanej rano podaje adres mieszkania, którego biuro już nie pokazuje.
Status oferty i nieaktualne ogłoszenie
W tym przykładzie statusy są krótkie: aktywna, oglądania, rezerwacja, umowa, wycofana. Zmiana statusu przez agenta uruchamia aktualizację ogłoszenia. Notatka „chyba zeszło" statusu nie zmienia.
Automatyzacja publikacji w CRM nieruchomości polega na eksporcie. Pomoc Otodom pisze, że samo oznaczenie oferty w programie, bez wysłanej dyspozycji do serwisu, zostawia ogłoszenie po staremu. OLX Group API aktualizuje oferty niemal w czasie rzeczywistym i oddaje status wysyłki. Pliki XML ta sama pomoc opisuje jako przetwarzane co około godzinę, a raport idzie po przetworzeniu. W artykule dla dostawców CRM Otodom nazywa integrację XML starszym rozwiązaniem, którego już nie utrzymuje. Wysyłka leży po stronie dostawcy programu.
Nieruchomosci-online.pl podaje, że ogłoszenia w większości przypadków widać po około 20 minutach od zakończenia eksportu, a bywa, że dłużej. Mail z raportem przychodzi, gdy eksport zostanie przetworzony. Do tego maila na portalu może zostać poprzednia wersja ogłoszenia.
Automat. Po statusie rezerwacja, umowa albo wycofana zdejmuje ofertę z listy godzin i z raportu „wolne". Na portal wysyła taki eksport, jaki opisuje pomoc danego serwisu. Gdy pomoc serwisu nie opisuje zdjęcia ogłoszenia eksportem, agent dostaje listę do zdjęcia w panelu.
Człowiek. Status ustawia agent, który domknął rozmowę. „Rezerwacja" wchodzi po potwierdzonym zadatku. „Biorę" przez telefon zostawia status bez zmiany. Właściciel, który wycofuje mieszkanie, mówi to agentowi. Cisza w skrzynce nie zmienia statusu.
Ryzyko. Mieszkanie z umową z wczoraj wciąż zbiera pytania, gdy dyspozycja eksportu nie wyszła albo raport z portalu jeszcze nie wrócił. Druga pomyłka: słowo „rezerwacja" w notatce zdejmuje ogłoszenie, a po południu lokal dalej jest na sprzedaż.
Raport dla właściciela mieszkania
Liczba dopisana przez model wychodzi do właściciela kawalerki jako fakt.
Szablon porannego raportu stanu firmy jest mailem do właściciela firmy. O 8:30 zbiera sprzedaż, wsparcie, kalendarz i finanse. Liczbę spraw, najstarszą i jej wiek liczy przebieg, zanim model je zobaczy. Szablon zastępuje podsumowanie z cyfrą stałym komunikatem. Gdy źródło nie odpowie albo nie poda wieku sprawy, mail mówi, że tego kawałka brakuje.
W przykładzie list o mieszkaniu ma sześć zapytań, dwa oglądania ze statusem „odbyte", środę o 17:00, status aktywna i 29 godzin na najstarszym pytaniu bez odpowiedzi. Cyfry wychodzą z kart i z kalendarza.
Automat. W poniedziałek przygotowuje raport dla każdej oferty. Wskazuje, z którego systemu nie udało się pobrać danych. Do licznika „odbyte" wchodzą tylko wizyty tak oznaczone.
Człowiek. Agent dopisuje zdanie spoza liczników, na przykład że dwie osoby zrezygnowały przez brak windy. Cenę w liście wpisuje agent. List czyta przed wysłaniem.
Ryzyko. Kalendarz pełen odwołanych wizyt zawyża tydzień, gdy ktoś wliczy je do odbytych. Zero wpisane przy awarii CRM czyta się jako tydzień bez zapytań. Zdanie „tego licznika nie ma" zostawia dziurę, którą widać.
Automatyzację jednego nazwanego procesu, z regułami, wyjątkami, testem i przekazaniem, opisuję na stronie automatyzacji procesu. Jeśli chcesz sprawdzić, skąd trafiają do Ciebie zapytania, umów bezpłatną diagnozę na 30 minut.
Najczęstsze pytania
Czy zapytania z Otodom same wejdą do programu agencji?
Artykuły o eksporcie opisują wysyłkę oferty i status tej wysyłki. To, czy tekst z formularza wraca mailem, do panelu, czy do CRM, widać na koncie biura. Kolejkę opierasz na tym, co na koncie widać.
Czy przez API OLX zbiorę wiadomości o mieszkaniach?
Dokumentacja partnerskiego API mówi o własnych ogłoszeniach i o wiadomościach na autoryzowanym koncie. FAQ OLX podaje nieruchomości w Polsce jako przykład kategorii, która może być wyłączona z dodawania ogłoszeń. To ograniczenie dotyczy wystawiania ofert. O wiadomościach rozstrzyga odpowiedź OLX dla Twojego konta.
Skąd biorą się dwa oglądania na czwartek o 17:00?
Z dwóch zapisów tej samej godziny. Kartka obok kalendarza, albo osobna lista oferty, potwierdza 17:00 drugi raz. Przy jednym zapisie druga osoba dostaje propozycję kolejnego terminu i sama go przyjmuje albo odrzuca. Telefon wpisany po odłożeniu słuchawki przegrywa z kimś, kto w tym czasie potwierdził formularz.
Czy szkic z ceną może wyjść do klienta sam?
W szablonie szkic ląduje na skrzynce biura. Wysłanie go do pytającego jest zmianą konfiguracji po teście na żywych zgłoszeniach. Cenę wpisuje agent, który rozmawiał. Status, od którego rusza aktualizacja ogłoszenia, zapisuje on.
Dlaczego właściciel mieszkania dostaje zero oglądań?
Zero w liście znaczy, że w tym tygodniu nie było wizyty oznaczonej jako odbyta. Ta sama cyfra pojawia się też wtedy, gdy kalendarz albo CRM milczy, a ktoś wpisze zero zamiast informacji o braku danych. Odwołane wizyty, doliczone do odbytych, podbijają liczbę. Przy braku danych list ma napisać, że tego licznika nie ma.
Źródła
- pomoc.otodom.pl: formularz kontaktowy przy ogłoszeniu (galeria, pod zdjęciem, dół strony, temat „Zasugeruj cenę") (sprawdzone 2026-10-04)
- pomoc.otodom.pl: OLX Group API aktualizuje oferty niemal w czasie rzeczywistym i oddaje status wysyłki; XML jest przetwarzany co około godzinę, potem idzie raport; samo oznaczenie oferty w programie bez dyspozycji do Otodom nie zmienia ogłoszenia (sprawdzone 2026-10-04)
- pomoc.otodom.pl: XML opisany jako starsze rozwiązanie, które nie jest już utrzymywane; API dla dostawcy CRM służy do eksportu i bieżącego statusu ogłoszeń (sprawdzone 2026-10-04)
- developer.olx.pl: partnerskie API obejmuje wystawianie i obsługę własnych ogłoszeń oraz wiadomości z użytkownikami OLX (sprawdzone 2026-10-04)
- developer.olx.pl: część kategorii może być wyłączona z dodawania ogłoszeń, przykład to nieruchomości w Polsce; API dotyczy własnych ogłoszeń (sprawdzone 2026-10-04)
- nieruchomosci-online.pl: eksport ogłoszeń na FTP, format XML NOE v2.0, widoczność zwykle po około 20 minutach i mail z raportem; pakiet leadowy, w którym portal promuje ogłoszenia i przekazuje informacje o zainteresowanych, rozliczane za kontakt (sprawdzone 2026-10-04)