Segregator Dokumentów

Skany i załączniki wpadają do firmowej skrzynki codziennie: faktury, umowy, paragony od podwykonawców. Ktoś to otwiera, patrzy co to jest i decyduje gdzie zapisać, ręcznie, sztuka po sztuce. A zagubiona faktura albo dokument z danymi klienta, który przeleżał w skrzynce tydzień za długo, to koszt, którego nigdzie nie widać.

• System dostaje dokument razem z odczytaną treścią i rozpoznaje, co to jest: faktura, umowa, paragon czy coś innego.
• Gdy jest pewny, odkłada dokument na właściwą półkę i nie zawraca Ci głowy.
• Gdy nie jest pewny albo skan jest nieczytelny, sprawa ląduje w kolejce do Twojej weryfikacji, a Ty dostajesz maila.
• Zanim treść trafi do modelu AI, system wycina z niej dane osobowe: adresy e-mail, numery telefonów, NIP-y, numery kont.

Biura rachunkowe, małe kancelarie, hurtownie z dużym ruchem faktur, firmy usługowe zalewane umowami od podwykonawców. Każda firma, do której papier i skany płyną regularnie i ktoś musi je ręcznie rozkładać.

• Realną skrzynkę e-mail (Gmail lub inną firmową pocztę) oraz dostęp do programu, który odczytuje tekst ze skanów (tzw. OCR, podłączamy my)
• Miejsce docelowe archiwizacji: Dysk Google, SharePoint lub dysk sieciowy
• Adres e-mail, na który mają przychodzić powiadomienia o dokumentach do ręcznej weryfikacji; konto do AI zakładamy i konfigurujemy my
• Dwie decyzje po Twojej stronie: jak postępować z plikami biurowymi (Word, Excel) oraz zgoda na zakres danych wysyłanych do modelu i zasady przechowywania (RODO). Ustalamy je na diagnozie.

Realne wdrożenie u Ciebie to zwykle kilka dni roboczych od przekazania dostępów (szacunek). Dochodzi podłączenie poczty, odczytu skanów, archiwum docelowego i decyzje o danych.