// automatyzacje · d13 · tier b
Strażnik KSeF
System pilnuje wysyłki faktur do KSeF: sprawdza dane przed zgłoszeniem, prowadzi wysyłkę jednym torem i nie pozwala, żeby nerwowe drugie kliknięcie skończyło się podwójnie zarejestrowaną fakturą.
// 01 problem · 02 co dostajesz
Problem · Co dostajesz
Twoja księgowa wysyła fakturę do KSeF, system się zawiesza, potwierdzenie nie przychodzi, więc klika „wyślij” drugi raz. Przy zwykłym mailu nic by się nie stało. W KSeF druga wysyłka to drugi zarejestrowany dokument prawny w systemie rządowym i gotowy problem podatkowy, którego nie cofniesz jednym klikiem.
- System przyjmuje fakturę, sprawdza wymagane pola i NIP, a przed każdą próbą zgłoszenia trwale zapisuje zamiar wysyłki.
- Wysyłka idzie jednym torem. Jak coś padnie w połowie, system najpierw pyta KSeF o aktualny status i dopiero potem cokolwiek wysyła ponownie.
- Faktura powyżej ustalonego progu czeka na zatwierdzenie przez dwie osoby.
- Kiedy potwierdzenie nie przychodzi w oczekiwanym czasie, dostajesz „status nieznany”, bez udawania, że to sukces albo porażka.
// 03 dla kogo · 04 co przygotujesz
Dla kogo
Firmy objęte obowiązkiem KSeF z wyższym wolumenem faktur albo napiętym procesem wysyłki, gdzie jedno nerwowe kliknięcie kończy się podwójnym zgłoszeniem. Mikrofirmie wystawiającej kilka faktur miesięcznie ten system się nie opłaca: rządowy panel i ręczne sprawdzenie statusu wyjdą szybciej i taniej niż jego utrzymanie.
Co przygotujesz
- Dostęp do środowiska testowego KSeF, a docelowo na żywo (dziś takie połączenie nie istnieje; system działa na bezpiecznej kopii)
- Sposób logowania do KSeF: na start prostszy dostęp, docelowo certyfikat kwalifikowany (wymóg KSeF przed 2027); dobieramy to razem na wdrożeniu
- Konto Gmail albo inny kanał, na który mają przychodzić powiadomienia o nierozwiązanych zgłoszeniach
- Decyzje: progi kwotowe i kto zatwierdza przy dwuosobowej akceptacji, treść komunikatów korekty po polsku, co robimy, gdy KSeF tymczasowo nie przyjmuje zgłoszeń
// 05 czas wdrożenia · 06 cena
Cena
Zakres, stałą kwotę miesięczną i czas reakcji ustalamy przed startem. Płatna Opieka zaczyna się po ukończeniu i odbiorze uzgodnionego zakresu. Braki wdrożenia i naprawy gwarancyjne pokrywamy sami. Nowe procesy, role i integracje wyceniamy osobno.
Reguły, wyjątki, integracje i kryteria odbioru ustalam dla konkretnej firmy.
Czas wdrożenia
Zwykle 1-2 tygodnie od przekazania dostępów. Do pracy technicznej dochodzi czekanie na Twoje decyzje oraz Twoja zgoda i potwierdzenie prawnika na uruchomienie na żywo. Podłączenie do prawdziwego środowiska KSeF wyceniamy osobno po diagnozie, bo koszt zależy od wybranego dostawcy i certyfikatu.
Skąd taka cena
Cena wynika z realnego zakresu, liczby wyjątków, integracji i ryzyka, nie z nazwy karty.
// next step
Pierwszy krok: bezpłatna diagnoza
Około 30 minut, u Ciebie albo online. Opowiadasz, jak dziś wygląda wysyłka faktur; mówię wprost, czy ten system ma u Ciebie sens.