Status Zamówienia

Klient dzwoni i pyta, gdzie jest jego zamówienie. Ktoś w biurze przeszukuje maile, pyta na hali, sprawdza arkusz. Magazyn wie swoje, produkcja swoje, wysyłka swoje. Do tego błędy: pracownik przypadkowo cofa status z „wysłane” na wcześniejszy etap, to samo zgłoszenie wpada dwa razy i klient dostaje dwa identyczne maile, albo powiadomienie nie dociera wcale. Nikt tego nie widzi, dopóki klient się nie wścieknie.

• System zakłada zamówienie i pilnuje, żeby każda zmiana statusu szła tylko w dozwolonej kolejności. Nie da się przypadkowo cofnąć „wysłane” na wcześniejszy etap ani przeskoczyć etapów.
• Klient sprawdza status sam, bezpiecznym numerem zamówienia i prywatnym kodem, bez dzwonienia.
• Klient widzi swój status i czas ostatniej aktualizacji, nic poza tym: żadnych notatek wewnętrznych, żadnych danych innych klientów.
• Jeśli to samo zgłoszenie wpadnie dwa razy, system nie zdubluje zapisu ani nie wyśle drugiego maila.
• Kiedy wysyłka maila do klienta się nie uda, operator widzi w panelu zawieszony wiersz zamiast ciszy, która udaje, że wszystko gra.

Firmy z wieloetapową realizacją, gdzie klienci regularnie piszą lub dzwonią z pytaniem o status: warsztaty, lakiernie, stolarnie, tapicerki, sklepy z odbiorem własnym lub personalizacją, serwisy i punkty napraw. Nie dla firm, gdzie cały cykl to „zamówione, wysłane kurierem” i tracking przewoźnika już to obsługuje.

• Zatwierdzona lista statusów i dozwolonych przejść między nimi: system proponuje gotową matrycę, Ty ją potwierdzasz lub dopasowujesz do swojego procesu
• Informacja, jak zamówienia i zmiany statusu trafiają dziś do systemu; bez tego nie podepniemy automatyzacji pod narzędzie, którego faktycznie używasz
• Zatwierdzone konto pocztowe do wysyłki na żywo i decyzja, kto jest odbiorcą
• Decyzja o uprawnieniach: statusy zmienia wyłącznie dział wewnętrzny. Opcjonalnie możesz udostępnić klientowi formularz samodzielnego zgłoszenia anulowania, ale takie zgłoszenie zawsze trafia do przeglądu człowieka, nie zmienia statusu bezpośrednio

Zwykle 1-2 tygodnie od przekazania dostępów. Czas zajmują dostępy i decyzje: konfiguracja dostępów do konta pocztowego, zatwierdzenie listy statusów (Twoja decyzja) i podpięcie pod Twój sklep lub program sprzedażowy. To ostatnie zależy od systemu, którego faktycznie używasz; to największa zmienna, wyceniana osobno po diagnozie.